Quelle serait la juste description des fonctions du bénévole chargé de la sollicitation directe?

Les personnes chargées de la sollicitation doivent accepter de :

• Solliciter en personne les donateurs potentiels.

  Il importe que les bénévoles rendent vraiment visite aux donateurs potentiels et leur demandent directement de faire un don. Ils doivent éviter de recourir aux appels téléphoniques ou aux lettres : les rapports personnels permettent de recueillir des sommes beaucoup plus importantes. Ils ne doivent pas rester évasifs, mais plutôt adresser une demande directe.

• Se soumettre à la formation.

  Il existe de bonnes et de mauvaises façons d'en appeler à la générosité de quelqu'un. Utiliser la mauvaise risque de vous discréditer et d'éloigner - en permanence - un éventuel donateur.

  La séance de formation se déroule en groupe et dure environ trois heures.

• Solliciter entre cinq et dix personnes chacune

  Compte tenu des efforts et du temps consacrés à la formation et à la préparation, il ne vaut généralement pas la peine d'enseigner la technique à un bénévole qui rendra visite à moins de cinq personnes. Il existe évidemment des cas d'exception. Si un bénévole recueille une somme suffisamment importante, il peut se révéler superflu d'effectuer de nouvelles visites. Une telle éventualité tient cependant davantage du rêve que de la réalité.

  N'autorisez pas les bénévoles à effectuer plus de cinq visites pour commencer. Au chapitre des erreurs courantes, Warren Steen relève celle-ci :

  «L'un des bénévoles a pris vingt-deux cartes de souscription! N'est-ce pas fantastique!»

  Au contraire, c'est épouvantable! Encouragez les enthousiastes à prendre au maximum cinq ou six cartes de souscription. En vous armant de tact, dites-leur qu'ils en obtiendront de nouvelles une fois celles-ci épuisées.²⁵

• Donner généreusement à leur tour

  Les bénévoles chargés de solliciter les donateurs doivent eux aussi faire un don. La somme offerte, sans être nécessairement élevée, doit tout de même refléter une certaine générosité, proportionnelle au revenu de chacun.

  «Il est révélateur de demander à la personne qui vous sollicite : 'Combien avez-vous donné?' affirme Lyman Henderson.²⁶ Si celle-ci vous répond 'Eh bien, j'y réfléchis', alors je crois que la méthode n'est pas très concluante.»

Pourquoi est-il préférable que les bénévoles travaillent en tandem?

Demandez aux personnes chargées de la sollicitation d'effectuer les visites par équipes de deux.

Travailler à deux nécessite la collaboration d'un plus grand nombre de bénévoles - deux fois plus - mais le jeu en vaut la chandelle.

• S'ils éprouvent des réticences à effectuer la visite, ils peuvent s'encourager mutuellement.
• Les personnes sollicitées se sentiront impressionnées par l'importance qu'on leur accorde en déléguant deux bénévoles.
• Chacun peut aider l'autre à rester sur la bonne voie en comblant les oublis de son coéquipier.

Il est tentant d'escamoter cette étape. Par manque d'expérience, on laisse parfois au bénévoles le soin de décider s'ils optent ou non pour le travail d'équipe. Il s'agit là d'une erreur. Cette personne a appris à ses dépens qu'il valait mieux s'adjoindre un partenaire :

L'un des donateurs potentiels m'a appris l'avantage de travailler en équipe. Il se révélait très habile à détourner radicalement et subitement la conversation. Au moment où je le croyais prêt à entendre un argument important ou à répondre favorablement à ma demande, raté! il passait à un autre sujet.

Je suis revenu à la charge. Mais peine perdue. Je suis sorti de cette impasse les mains vides et je suis sûr qu'il a bien ri.

À la visite suivante, la directrice du développement m'accompagnait. Elle s'est chargée de l'exposé. J'ai observé et apporté des arguments au moment opportun. Il a bien essayé de détourner notre attention, mais j'ai réussi à revenir à l'essentiel de notre propos. Puis le moment est venu de lui demander une contribution. Je m'en suis chargé et il a consenti.

Il est aujourd'hui le donateur potentiel que je sollicite avec le plus de plaisir - avec ou sans coéquipier. Lorsque nous nous entretenons, nous nous amusons en quelque sorte à déjouer l'adversaire. Grâce à lui, j'ai appris à écouter attentivement, à me concentrer sur l'essentiel et à m'amuser.²⁷

Composez les équipes avec soin, dans la mesure du possible. Plusieurs solutions s'offrent à vous; vous pouvez par exemple jumeler :

• une personne chevronnée et un néophyte;
• une personne timide et un coéquipier plus déterminé;
• une personne très rationnelle et une personne capable de faire appel aux émotions;
• un ami intime du donateur potentiel et une personne plus objective;
• une personne capable d'impressionner, mais qui connaît peu l'organisme et une autre, qui possède le sujet à fond et peut conclure avec des arguments-chocs;
• un bénévole et un membre du personnel, le cas échéant.

Combien de temps l'opération nécessitera-t-elle?

Chaque visite nécessite entre vingt minutes et une heure. (Si les bénévoles s'attardent davantage, ils ne font plus de sollicitation, mais rendent visite à des amis.) Dans quelques cas, il faudra prévoir une deuxième, et même une troisième rencontre.

L'équipe de bénévoles devra consacrer un certain temps à mettre au point une stratégie avant d'entreprendre les visites. Il lui faudra également réserver quelques minutes à la rédaction de notes à la suite de chaque rencontre. En ajoutant le temps nécessaire aux déplacements, la réalisation de cette étape exigera entre cinq et dix heures de travail.

Il y a également lieu de consacrer deux ou trois heures de plus, une fois la campagne terminée, pour partager les leçons tirées de l'expérience, procéder à une évaluation et fêter la clôture de l'événement. En incluant les trois heures de formation dont nous avons fait état plus haut, on constate que l'opération nécessite entre 10 et 22 heures.

Si les mêmes bénévoles se chargent de repérer de nouveaux donateurs éventuels, il faudra compter deux ou trois heures supplémentaires.

La recherche de donateurs éventuels constitue une démarche importante, en particulier si vous abordez des personnes que vous ne connaissez pas très bien, et à plus forte raison si vous souhaitez recueillir des sommes très substantielles. Le temps nécessaire à cette recherche est plus difficile à évaluer. Une ou deux heures suffisent souvent amplement à rassembler les principaux renseignements relatifs à un donateur éventuel moyen. Toutefois, s'il s'agit d'une personne très en vue ou exceptionnellement généreuse, les recherches visant à découvrir des données utiles risquent de se poursuivre beaucoup plus longtemps - quelquefois pendant des jours. Mais il est rare que cela se produise dans les organismes communautaires.

Où trouver les bénévoles?

Il se trouve, dans presque toutes les collectivités, des personnes qui accepteraient de vous aider à recueillir des fonds. Bien des organismes s'étonnent de constater à quel point il est simple de recruter des bénévoles.

Adressez-vous d'abord aux personnes qui connaissent votre organisme. Elles vous appuient déjà et comprennent vos objectifs. Il sera donc plus rapide de les renseigner sur vos besoins et sur la nature de votre travail. Toutefois, elles devront peut-être prendre part à la formation afin d'apprendre à solliciter des dons importants. Il est préférable de recruter d'abord :

Les membres actuels du conseil d'administration

Les membres de votre propre conseil d'administration constituent les meilleurs bénévoles, parce que les donateurs éventuels les considèreront comme les personnes les plus dévouées. De plus, les donateurs importants préféreront peut-être recevoir la visite de bénévoles jouissant eux aussi d'un certain prestige. Il se peut toutefois que les membres du conseil soient trop occupés pour collaborer à la collecte de fonds, ou qu'ils estiment que cette démarche ne fait pas partie de leurs attributions.

Les personnes ayant déjà siégé à votre conseil d'administration

Leur prestige et leur ferveur égalent presque ceux des membres actuels... et les surpassent même peut-être. Ils disposent probablement de plus de temps libre. Les organismes ont souvent la surprise de constater que les personnes ayant siégé au conseil plusieurs années auparavant accepteraient volontiers de collaborer, mais préfèrent ne plus faire partie du conseil.

Les personnes qui sont ou ont été bénévoles pour votre organisme

Elles connaissent votre travail et se feront sans doute un plaisir d'effectuer divers travaux correspondant à leurs compétences. Vous les connaissez suffisamment pour évaluer ce qu'elles sont en mesure d'accomplir.

Les donateurs actuels

Ils entretiennent avec les autres donateurs un rapport d'égalité, en plus de comprendre et de soutenir votre travail dans une certaine mesure déjà. Lorsqu'on leur demande de participer plus activement, ils s'en offusquent rarement, se montrant parfois ravis, au contraire. Ils risquent cependant de découvrir certaines réalités désagréables lorsqu'ils verront de plus près votre organisme en action.

Les personnes qui sont ou ont été participantes

Les personnes qui se sont prévalues des services offerts par votre organisme peuvent appartenir à bien des catégories : anciens étudiants, public, clients, visiteurs occasionnels, admirateurs, débutants, membres, parents, artistes, joueurs, bénéficiaires, spectateurs, gens de la rue, étudiants, abonnés, préposés aux appels, téléspectateurs et ainsi de suite. Par souci de concision, je les appelle tous «participants».

Le terme s'applique également aux organismes à vocation artistique, aux organismes de services sociaux, aux groupes d'intervention, aux écoles, aux équipes sportives et aux établissements de soins de santé. Dans tous ces organismes, des personnes participent d'une façon ou d'une autre.

Mieux que quiconque, les participants sont en mesure de confirmer l'importance de votre travail. Dans certains cas, cependant, notamment lorsque la confidentialité est de rigueur, ils ne sont pas admissibles à titre de bénévoles.

Les personnes qui ne collaborent pas encore activement à votre organisme

Ne vous limitez pas aux personnes qui prennent ou ont pris une part active au sein de l'organisme. Bien que les personnes ayant déjà collaboré activement soient sans doute plus faciles à recruter et vous représentent plus efficacement, les nouveaux bénévoles sont parfois pleins de ressources. Ils allongent la liste des relations, apportent une énergie stimulante et une vision nouvelle.

Certains organismes hésitent à recruter des personnes «de l'extérieur». Les groupes d'entraide, par exemple, estimeront peut-être que personne ne peut comprendre la situation aussi bien qu'eux-mêmes. Pour les organismes sportifs, ceux et celles qui ne participent pas (ou ne conduisent pas leurs enfants à la séance d'entraînement) ne tiennent pas à collaborer activement. Les organismes culturels, pour leur part, craindront peut-être que quiconque n'a pas baigné dans la complexité de leur culture ne soit pas au diapason.

Ces points de vue ne sont peut-être pas faux, mais il n'en demeure pas moins que les personnes de l'extérieur peuvent collaborer, même modestement. Il n'est pas rare qu'elles s'intéressent à une cause et soient désireuses de l'appuyer. Les intégrer au groupe permettrait d'alléger le travail et de renouveler les énergies.

Ainsi, il convient évidemment de s'ouvrir aux nouveaux bénévoles. Toutefois, ne soyez pas trop prompts à leur confier de nombreuses responsabilités. Évitez de leur accorder trop de pouvoir avant de vous sentir en confiance.

Voici des exemples de personnes de l'extérieur qu'il serait particulièrement utile de recruter au moment de la sollicitation de dons importants :

• Les personnes travaillant activement dans le domaine de la collecte de fonds et des clubs philanthropiques : Celles qui ont appris à effectuer la sollicitation directe à l'occasion d'une campagne au profit de Centraide, d'un hôpital, d'une école ou d'un centre religieux consentiront peut-être à vous enseigner les rudiments de la démarche.
• La famille et les amis des personnes qui jouent un rôle actif au sein de votre organisme : Il se peut que ceux et celles qui s'intéressent aux bénévoles, au personnel et aux participants actuels souhaitent vivement prêter leur concours. Les proches attendent souvent qu'on fasse appel à eux et se joignent au groupe avec plaisir.
• Les gens d'affaires en vue qui viennent d'accéder à la haute direction d'une entreprise : Si occupés soient-ils, ils ont encore besoin de se faire des relations et de montrer qu'ils s'intéressent à leur collectivité. Toutefois, s'ils n'ont pas appuyé votre organisme jusqu'à présent, vous devez les convaincre à la fois de la qualité de votre travailet de l'intérêt du service bénévole. C'est par l'intermédiaire de collègues travaillant dans le milieu des affaires ainsi que par les communiqués des médias que vous trouverez ce genre de personnes.
• Les personnes à la retraite depuis peu : Vous les aiderez à combler un vide et bénéficierez de leur expérience. Une mise en garde s'impose toutefois : une fois à la retraite, bien des gens découvrent que leur cercle d'influence et leurs relations d'affaires se sont volatilisés dès leur départ. Il est pénible de constater que des personnes sur lesquelles vous aviez cru pouvoir compter à titre amical ne s'intéressaient en fait qu'à une relation d'affaires dont chacun tirait parti mais que vous n'êtes plus en mesure de poursuivre.
• Les personnes qui viennent d'emménager dans le quartier : Vous pouvez les aider à se faire des amis et à s'établir dans leur nouvelle collectivité. Elles apportent en retour la compétence qu'elles ont acquise ailleurs. Vous les recrutez par l'intermédiaire de Bienvenue Chez-Nous, des agences immobilières, des écoles et ainsi de suite.
• Les personnes du milieu politique : Les personnes qui se présentent en politique (et celles qui travaillent dans l'ombre) font souvent beaucoup pour la collectivité. Les meilleures agissent par conviction. D'autres, affirmeront les plus cyniques, ne pensent qu'à être vus et à rencontrer des électeurs en puissance. Quels que soient leurs motifs, les personnalités de la scène politique souhaiteront vraisemblablement prendre part à la campagne de collecte de fonds de votre organisme (et si elles remportent l'élection, vous aurez des amis haut placés). Il faut obtenir leur concours avant qu'elles n'annoncent leur candidature. Après, elles risquent de se montrer trop partisanes, et d'avoir trop de travail pour vous apporter une aide véritable.

  L'exemple du millionnaire Frank Stronach, propriétaire de la société Magna International spécialisée dans la fabrication de pièces de voitures, illustre l'aspect positif des choses. Depuis des années, il travaille activement auprès d'organismes bénévoles. Il a notamment agi à titre de président national des Grands frères vers le milieu des années 80, et continue de les compter parmi ses organismes préférés. Sur sa ferme, baptisée Frank's Festivals, il organise des barbecue pour recueillir des fonds (au son de la musique d'orchestres comme les Good Brothers) destinés aux organismes de la collectivité de Aurora-Newmarket, allant des centres d'hébergement pour les femmes victimes d'actes de violence aux organismes sportifs. En 1983, il a assuré la présidence de la campagne régionale de Centraide et en 1986, celle de la campagne de 5 millions de dollars du York-Finch Hospital, parce que bon nombre de ses employés habitent et travaillent dans ce quartier. Selon Nancy Redner, responsable de la collecte de fonds et employée de l'établissement, «il a signé chacune des lettres, participé aux déjeuners et aux dîners, joué d'influence pour obtenir plusieurs dons importants et a accompli un travail concret épatant». Frank Stronach a posé sa candidature en politique à York Simcoe en 1988. Il n'a pas remporté la victoire, mais continue de travailler activement à la collecte de fonds.

Aidez les bénévoles à surmonter la crainte de la collecte de fonds

La plupart d'entre nous croyons ne rien connaître ou presque à la collecte de fonds. Et nombreux sont ceux et celles qui redoutent cette activité.

Soutirer de l'argent aux autres? Très peu pour moi, merci!

Vous avez déjà entendu ces propos quelque part? Sachez qu'il existe une solution.

Quand la collecte de fonds devient accoutumance

L'accoutumance à la collecte de fonds est un phénomène fréquent, qui s'explique de plusieurs façons :

• Grâce à la formation reçue, les bénévoles ont confiance en leur savoir-faire.
• Le fait de recueillir un don procure un sentiment fantastique.
• La collecte de fonds est une source de valorisation et de pouvoir. Les personnes qui maîtrisent cette technique constatent qu'elles ne se limitent pas à solliciter des dons, mais contribuent à créer un organisme mieux rodé et plus efficace. La collecte de fonds suscite l'appui du public et améliore l'image de marque de l'organisme.
• La collecte de fonds permet d'Åuvrer auprès de l'ensemble de la collectivité et de présenter l'organisme à de nouveaux interlocuteurs.
• La collecte de fonds fournit l'occasion de renseigner la population sur le travail de l'organisme et de mesurer la portée des informations transmises dans le passé.
• En procédant suivant les règles, on ne perd aucun ami pour l'avoir sollicité. Au contraire, les personnes qui font preuve de générosité se sentent fières d'elles-mêmes et celles à qui on n'a pas rendu visite se demandent souvent pourquoi on les a exclues.
• La personne qui collecte des fonds utilise et améliore ses aptitudes à la communication, à l'expression orale, à la formation et à l'organisation et apprend à élargir son réseau de connaissances.
• Il est agréable de découvrir tout ce que l'on connaît d'emblée sur la collecte de fonds et sur les personnes généreuses.

Rappelez-vous : vous ne quémandez pas, vous offrez une occasion

Il plus facile de recruter des bénévoles en leur rappelant qu'ils ne forceront pas le donateur éventuel à faire un geste désagréable.

L'objectif consiste à établir une relation positive durable avec des personnes susceptibles de se montrer généreuses pendant des années. Offrez-leur l'occasion de se dépasser. Contribuer procure de grandes satisfactions - ce n'est pas banal!

Henri Nouwen, prêtre catholique et auteur connu de plusieurs ouvrages sur les voyages spirituels, s'est penché sur la question. [Traduction] «Collecter des fonds, c'est proclamer vos convictions en faisant en sorte d'offrir à l'autre l'occasion de partager votre vision, ce qui représente précisément le contraire de quémander, affirme-t-il... On n'investit de l'argent qu'auprès des personnes sachant le faire fructifier... non auprès de celles qui disent ne rien avoir et recommenceront à quémander par la suite... Ce n'est pas en faisant des courbettes, mais en se tenant debout qu'il faut solliciter de l'argent.»²⁸

La culpabilité, la gêne, le harcèlement, les pressions et toutes les autres mauvaises raisons de donner ne trouvent pas leur place dans ce type de collecte de fonds. Il ne s'agit pas de soutirer de l'argent par tous les moyens possibles à des victimes sans défense. Pas question de forcer la main à qui que ce soit. Au mieux, on obtiendrait de l'argent pour combler les besoins actuels, mais en compromettant sérieusement les collectes de fonds futures. Au pire, l'opération échouerait sur-le-champ.

Votre objectif n'est rien moins que de changer la vie du donateur en lui offrant d'accomplir un acte de générosité : faire un don important d'argent et d'efforts pour une juste cause. Vous l'amenez à transformer son existence grâce aux largesses dont les autres bénéficient.²⁹

Certaines personnes sont stupéfaites de constater que la méthode fonctionne! Voici par exemple ce qui s'est produit lorsqu'un organisme militant pour la défense des droits des locataires a sollicité le propriétaire d'un taudis. L'un des membres du conseil ayant effectué la visite raconte :

Il n'était propriétaire d'aucun immeuble dans le secteur où nous nous étions mobilisés. Mais je savais qu'il en possédait de vraiment infects dans un autre quartier. J'ai pris quelques photographies de notre voisinage et je me suis fait accompagner par l'une des personnes clés de cette collectivité. Nous avons longuement échangé sur le thème des propriétaires irresponsables, des immeubles délabrés, de la crise du logement et ainsi de suite.

Finalement, il a fait remarquer : «Vous n'êtes pas sans savoir que je fais partie des personnes que vous critiquez.» J'ai répondu : «Je ne crois pas que vous auriez consenti à nous rencontrer si tel avait été le cas. Vous avez commis un grave erreur en laissant vos immeubles se détériorer, mais au fond, vous n'aimez pas les taudis.» Il est resté perplexe, mi-blessé, mi-flatté. Il a dit : «Combien voulez-vous?» J'ai dit : «5 000 $.» Il a tout de suite fait le chèque. Le lendemain, il s'est mis à rénover ses immeubles.

Ce propriétaire de taudis n'était pas une mauvaise personne. Il avait grandi dans un taudis, mais il s'en était sorti. Au lieu de lui dire qu'il était un sale capitaliste, je lui ai rappelé une vérité qui remontait à bien des années : qu'il était une personne honnête et aimante. Qui sait combien de temps durera sa bonne conduite, mais c'est tout de même un début.³⁰

Ne faites que ce qui vous semble juste.

Aux yeux de certains bénévoles, les personnes sollicitées ne donnent que pour leur rendre un service personnel. Et cela se produit sûrement. Cependant, cette attitude ne conduit pas à une relation durable entre l'organisme et le donateur. Il est rare que la démarche en vaille la peine.

Parfois, les bénévoles se croient forcés de verser, pour appuyer une autre cause chère au donateur, une somme aussi importante que celle qu'il leur a lui-même offerte. Et cela se produit également. Il appartient toutefois à l'organisme de veiller à ce que cela n'arrive pas trop fréquemment en maintenant l'intérêt du donateur et en le remerciant chaudement.

Évitez d'inciter un bénévole à solliciter un don d'une personne à laquelle il ne veut pas rendre visite. Certains consentent à solliciter les inconnus, mais non une connaissance. D'autres préfèrent précisément le contraire.

Une fois terminé le recrutement des bénévoles, reportez-vous au chapitre sur la formation pour obtenir plus de détails quant à la marche à suivre.

L'étape suivante consiste à repérer les donateurs potentiels. Il se peut que les bénévoles aient à prêter main forte au personnel (si tant est que l'organisme compte des employés).