7. Rendre visite au donateur potentiel

Vous voilà on ne peut mieux préparé. Vous savez ce que vous avez à dire et, advenant un oubli, votre coéquipier vous viendra en aide.

Vous allez maintenant rendre visite au donateur potentiel.

Songez à adopter une attitude amicale. Abstenez-vous de manipuler ou de piéger la personne en l'incitant à prendre une décision qu'elle regretterait par la suite. Ne faites rien que vous-même pourriez regretter dans l'avenir.

Le donateur doit au départ consentir à appuyer votre travail, et avoir les moyens de donner. Si ces deux conditions se trouvent réunies, il éprouvera un sentiment favorable à votre égard, à celui de l'organisme, et envers lui-même également.

8. Effectuer le suivi

Votre travail ne se termine pas à l'instant où vous prenez congé du donateur. Que vous ayez ou non obtenu sa contribution, il reste quelques détails à régler. Ces dernières opérations ne sont pas trop pénibles à effectuer, mais peuvent, si on les néglige, entraîner des difficultés tôt ou tard.

Tenir les dossiers en prévision de l'avenir

Voici les premières opérations à effectuer une fois la sollicitation terminée :

a) Faites en sorte de ne plus être vu. Tournez le coin de la rue. Retournez au bureau. Entrez dans un restaurant. Il vous reste encore quelques minutes de travail : évitez que le donateur vous aperçoive prenant des notes dans la voiture, devant son domicile ou son lieu de travail.¹⁰⁵

b) Poussez un soupir de soulagement. Hurlez hourra! Faites une prière si le cÅur vous en dit.

c) Consignez certaines notes sur le déroulement de la visite. Ne parlez à personne avant d'avoir terminé cette étape : vous risqueriez d'oublier des éléments importants. (De quoi devriez-vous prendre note? Voyez plus bas.)

d) Rédigez un mot de remerciement à l'intention du donateur et postez-le le jour même de la visite.

Tout mérite d'être consigné. Vous risquez fort de consulter ces renseignements dans l'avenir. Il se peut que vous n'ayez à effectuer aucune nouvelle collecte de fonds avant des décennies, mais il est aussi très probable que vous devrez organiser une campagne de financement bien avant.

Ne vous fiez à la mémoire de personne. Même les faits les plus inoubliables ne le sont pas. On oublie à l'occasion son propre anniversaire. On appelle parfois nos proches du nom d'autres personnes. Comme le fait remarquer le collecteur de fonds Warren Steen : «Le crayon le plus court vaut mieux que la mémoire la plus longue».¹⁰⁶

• Quel a été le résultat de la demande?
• Devrez-vous faire une seconde visite? Quand? À quel endroit?
• Vous faut-il chercher des réponses aux demandes du donateur?
• Avez-vous obtenu, au sujet du donateur, un renseignement ne figurant pas au dossier?
  • Intérêts personnels, opinions ou passe-temps;
  • Préoccupations, objections, questions soulevées;
  • Nom des enfants ou d'autres membres de la famille;
  • Occupation du donateur ou des membres de la famille.
• Que savez-vous maintenant que vous ignoriez avant la visite?
• Si vous refaisiez la visite maintenant, qu'aimeriez-vous savoir?

Les fiches qui suivent peuvent vous être utiles.

Remercier chacun

Il importe de remercier les gens. Bien des donateurs déplorent le fait que seul le chèque oblitéré leur indique que l'organisme a bien reçu leur contribution.

On ne remercie jamais trop de gens, et on ne le fait jamais trop souvent non plus. Selon David Heetland :

La clé du succès consiste à remercier les gens dès l'instant de leur engagement, et régulièrement pour leur contribution. Un collecteur de fonds propose d'adresser des remerciements au donateur jusqu'à ce qu'il renouvelle son appui financier. Il est sans doute plus facile d'obtenir de nouvelles contributions lorsqu'on sait remercier adéquatement. Chuck Allen a un jour rendu visite à une retraitée qu'il a songé à remercier pour sa contribution de deux dollars. Son interlocutrice en a été tellement impressionnée qu'elle a par la suite donné 39 000 $ à l'organisme.¹⁰⁷

Remerciez chacun.

• Remerciez les donateurs.
• Remerciez les personnes qui n'ont pas contribué, mais ont accepté de vous rencontrer.
• Remerciez les personnes qui n'ont pas eu le temps de vous rencontrer.
• Remerciez les personnes avec lesquelles vous vous êtes entretenu par téléphone mais qui ne se trouvaient pas chez elles lorsque vous vous y êtes présenté le jour de la visite.
• Remerciez les personnes auxquelles vous avez indiqué par écrit que vous alliez leur téléphoner ou leur rendre visite, mais que vous n'avez jamais jointes.
• Remerciez les bénévoles.

copyright 1993 Ken Wyman

Nom du donateur potentiel :

Visite (Remplir une fiche par visite.)

Résultat : ___ Oui ___ Don de $
___ Promesse de don de $ par ___ mois ___ trimestre ___ année
À compter de :      Jusqu'à :
___ Don en nature de :

Reconnaissance publique : le donateur accepte
___ Que son nom figure dans notre bulletin d'information.
___ La reconnaissance publique dans les médias.
___ La reconnaissance publique à l'occasion d'une manifestation.
___ Que l'on signale sa contribution aux donateurs potentiels qui chercheront à se renseigner à ce sujet.
___ Autre :

Participation active : le donateur
___ Fournira le nom de ses relations afin d'allonger la liste des donateurs potentiels.
___ Rédigera, à l'intention de ses relations, une lettre présentant l'organisme.
___ Téléphonera à ses relations afin de fixer des rendez-vous.
___ Prendra part aux visites de sollicitation auprès de ses relations.
___ Participera à un groupe de travail sur la collecte de fonds.
___ Autre :

Résultat : ___ Contribution supplémentaire ou ___ alternative

Le donateur souhaite obtenir des renseignements sur :
___ La possibilité de faire un legs par testament, au moyen d'une assurance ou d'une autre forme de donation prévue.
___ La possibilité d'offrir une subvention de contrepartie en collaboration avec son entreprise.
___ Autre :

Le donateur n'a besoin d'aucun renseignement, mais offrira :
___ Un legs par testament, au moyen d'une assurance ou d'une autre forme de donation prévue.
___ Une subvention de contrepartie en collaboration avec son entreprise.
___ Autre :

Résultat : ___ Peut-être

___ La personne souhaite obtenir des renseignements sur :

___ Nécessité d'une nouvelle visite
Date et heure :
Date et heure :
Date et heure :

Résultat : Non

___ Motif du refus :

Suivi

___ Lettre de remerciement expédiée le (date) :

Autres démarches nécessaires :

Suggestions en vue des prochains entretiens avec ce donateur potentiel :

Jerry Panas affirme avoir beaucoup appris de Mary G. Roebling en ce qui touche l'art de remercier consciencieusement :

[Mme Roebling]... appartenait au conseil d'administration de notre collège à Princeton, au New Jersey, et dirigeait une campagne spéciale. Nous discutions de la stratégie et des aspects pratiques de la campagne lorsqu'elle m'a dit : «Jerry, il y a une chose dont tu dois te rappeler : les gens aiment qu'on les remercie; ils veulent savoir si nous apprécions leur geste, si nous l'apprécions réellement. Lorsque nous obtenons une contribution que nous estimons spéciale, essayons de trouver le moyen de remercier le donateur au moins sept fois avant de le solliciter de nouveau.»

...Nous avons donc suivi cette recommandation «en sept étapes». Il y avait d'abord la lettre du directeur général, puis celle du président du conseil d'administration. Venait ensuite un mot que l'adjoint au directeur général rédigeait à la main, et une lettre du trésorier accompagnant le reçu officiel. Plusieurs mois plus tard, un étudiant ayant bénéficié d'une aide financière adressait à son tour une note au donateur. Puis le chef du département dont la discipline avait été favorisée par la campagne spéciale le remerciait aussi. Enfin, jointe à l'annonce de la cérémonie de la première pelletée de terre, une brève note personnelle rappelant au donateur le rôle important qu'avait joué sa contribution dans la mise en Åuvre du projet. Le compte y est : sept formes de remerciement très simples.

Lorsque nous avons réitéré notre sollicitation dans le cadre de la campagne suivante, les donateurs ayant reçu sept remerciements ont offert des contributions en moyenne trois fois supérieures à leur don initial... Si je vous garantissais une contribution constante équivalant, non pas au don initial, ni au double de ce montant, mais bien au triple, ne chercheriez-vous pas le moyen, en utilisant le meilleur de votre imagination, de trouver sept occasions de témoigner votre reconnaissance? Eh bien n'hésitez pas!... Cette «règle de sept» fonctionne à coup sûr.¹⁰⁸

Veillez à ce que diverses personnes adressent leurs remerciements.

• Demandez aux bénévoles ayant rendu visite à la personne de rédiger un petit mot à son intention, la remerciant d'avoir bien voulu faire don de son temps, de son amitié et de son argent (songez à adresser la lettre au donateur, et non plus au donateur «potentiel»). Expédiez la lettre sans tarder, dans les 24 heures suivant la visite.
• Demandez au président de la campagne, aux principaux bénévoles et aux membres du personnel les plus en vue de rédiger respectivement une lettre à l'intention de chaque donateur ayant versé une contribution importante afin de lui faire part des résultats obtenus.
• Demandez à l'un des participants (qu'il s'agisse de clients, d'un auditoire, d'étudiants, etc.) de faire parvenir une courte lettre manuscrite. Ajoutez-y des créations artistiques, des photographies ou des affiches autographiées.
• Offrez une plaque, un certificat encadré, ou tout autre symbole de votre reconnaissance.
• Invitez les donateurs aux manifestations, notamment à l'ouverture officielle de nouvelles installations.
• Expédiez à temps les reçus pour fins d'impôt.

Si le donateur consent aux témoignages de reconnaissance publics, faites en sorte que le geste de cette personne serve d'exemple. (En cas de doute, renseignez-vous.)

• Mentionnez son nom dans votre bulletin d'information.
• Veillez à ce que son nom figure dans d'autres bulletins d'information, notamment celui de son lieu de travail, de prière, de son club sportif, et ainsi de suite.
• S'il s'agit d'un don suffisamment important, demandez à un politicien - le maire ou un membre du gouvernement provincial - d'adresser un mot.
• Faites parvenir des communiqués de presse et des photographies au journal ou au poste de radio local. Expédiez-en également un exemplaire au donateur pour vous assurer que votre témoignage de reconnaissance ne passe pas inaperçu du principal intéressé.
• Présentez-lui une plaque ou un autre symbole de reconnaissance au cours d'une manifestation spéciale.

Rappeler aux donateurs leur promesse de contribution

Si le donateur s'engage à répartir sa contribution en plusieurs versements, prenez soin de lui faire parvenir des lettres de rappel. Faites-le sans tarder, avant d'oublier le nom de la personne, le montant du don et les dates de versement prévues. Il peut sembler facile de passer les dossiers en revue plus tard, mais ce ne sera pas le cas. Si vous ne prenez pas les dispositions nécessaires pour l'expédition de lettres de rappel, vous perdrez de l'argent.

Si nous avons un surplus à donner à d'autres organismes, affirme Lyman Henderson, c'est parce que les responsables de la sollicitation ne reviennent pas nous demander les contributions que nous avons promises. Lorsque tous se mobilisent dans le cadre d'une campagne, on reçoit des promesses de don qui tombent facilement dans l'oubli une fois la collecte de fonds terminée et l'équipe de collecteurs, dissoute. C'est tout simplement de l'argent perdu.¹⁰⁹

C'est avant la date du versement qu'il convient d'expédier la lettre de rappel. N'attendez pas que cette date soit passée en espérant que le donateur s'en souvienne.

Joignez à la lettre de rappel toutes les bonnes nouvelles possibles. Bien d'autres organismes sans but lucratif ont sollicité le donateur dans l'intervalle. Chaque lettre de rappel doit donc lui «vendre» de nouveau l'organisme.

Si vous ne recevez pas le versement du donateur dans le mois suivant l'expédition de la lettre, faites-lui-en parvenir une seconde. Si celle-ci demeure sans réponse, téléphonez à la personne. Il ne s'agit pas de la harceler ou d'exiger qu'elle vous paie, mais de déceler un éventuel problème. Ouvrez la communication. Renégociez au besoin la date des versements. Mais ne laissez pas votre relation avec le donateur s'éteindre par suite de négligence.

Évaluer les progrès

Tout au long de la campagne, à intervalles réguliers, observez le travail accompli par chacun. Une fois la campagne terminée, demandez aux personnes qui y ont collaboré de proposer des moyens d'en améliorer le fonctionnement pour l'avenir.

Organisez des réunions fréquentes - toutes les deux semaines environ - pour effectuer un compte rendu. Faites en sorte que ces rencontres se déroulent dans la bonne humeur et qu'elles stimulent l'équipe. Même si tout ne fonctionne pas aussi bien que prévu, trouvez de bonnes nouvelles à annoncer. Attribuez une quantité de petites récompenses. Répondez aux questions. Réglez les problèmes.

À la fin de la campagne, rassemblez autant de bénévoles que possible et même certains donateurs, si vous le désirez.

• Faites la fête! Il importe de souligner la fin d'une étape. Même si les résultats ne sont pas particulièrement reluisants, réjouissez-vous d'avoir terminé.
• Analysez les résultats.
  • Qu'aurait-on pu améliorer?
  • Parmi les bénévoles, lesquels aimeriez-vous recruter de nouveau pour la prochaine collecte de fonds? Lesquels vaudrait-il mieux écarter discrètement?
  • Quelles sont les méthodes qu'il conviendrait d'améliorer? Et celles qui se sont révélées efficaces? Certaines devraient-elles être mises au rancart?
  • Quel type de recherches supplémentaires permettraient de mettre en lumière des renseignements utiles?
  • «Il existe, écrit Warren Steen, une question particulièrement pertinente : "Parmi les cinq donateurs potentiels n'ayant pas contribué ou ayant versé une somme plus que modeste, lesquels seraient en mesure d'offrir une contribution importante au cours de notre prochaine campagne?"»¹¹⁰

FÉLICITATIONS!

Vous voici maintenant à la fine pointe de la collecte de fonds : la campagne visant à recueillir des contributions importantes des particuliers.

J'espère que les conseils contenus dans le présent ouvrage faciliteront votre travail et en amélioreront l'efficacité. J'apprécierais que vous me fassiez part de ce qui vous a été utile et de ce qui vous semble superflu. L'histoire de votre réussite, vos questions et vos préoccupations seront reçues avec le plus grand intérêt.

Bonne chance!

Ken Wyman
19 mai 1993