Trouvez la bonne personne pour présenter votre demande

Sollicitez toujours des entreprises au sein desquelles vous avez des appuis.

Mettez toutes les chances de votre côté en demandant aux gens qui ont un rapport avec d'éventuels donateurs de présenter votre demande.

Faites le tour de vos propres appuis.

D'abord, faites le tour de vos propres fournisseurs, c'est-à-dire toutes les personnes à qui vous avez déjà acheté des produits. Entretenez-vous avec les représentants des ventes de toutes les entreprises qui vous vendent des produits ou des services.

Puis, faites le tour de vos alliés. Dans les dossiers des bénévoles et des donateurs, notez le nom de l'employeur de la personne ou s'il s'agit de relations plus influentes, le nom de la société qu'elles dirigent. Essayez de trouver le nom des sociétés qui achètent ou fabriquent le type d'articles dont vous avez besoin. Attardez-vous d'abord à celles qui fabriquent des produits en grande quantité.

Demandez à votre bénévole ou à votre donateur s'il serait prêt à solliciter son fournisseur principal. L'utilisation de leur nom et de leur prestige vous permettra d'obtenir plus d'articles, plus rapidement et plus facilement.

Vérifiez auprès des gens dans votre secteur.

Dans les ateliers d'impression de votre localité, vérifiez les cartes de visite, les papiers à en-tête et les autres échantillons en montre. Plus l'échantillon est soigné et cher, plus le client est susceptible d'être influent. Si le papier ou l'encre choisi par un client ne pollue pas, il se soucie probablement de l'environnement. Prenez note des noms et vérifiez si un de vos bénévoles ou de vos donateurs travaille pour l'un des clients des ateliers d'impression visités.

Dans le hall ou à la réception de sociétés de votre région, vérifiez les publications professionnelles. En regardant la publicité dans les revues se trouvant sur les tables, vous vous ferez une idée des types de produits que ces sociétés achètent. Sur leurs trophées sportifs ou plaques de remerciement, vous pourrez lire le nom des entreprises ou des organismes avec lesquels ces sociétés font présentement affaire. Vérifiez votre liste afin de savoir si vous avez des relations au sein de ceux-ci.

Lisez les journaux.

Vérifiez la section des affaires de votre journal afin d'y trouver les annonces de contrats importants. Ainsi, vous connaîtrez le nom des entreprises qui font affaire ensemble et, souvent, vous obtiendrez le nom de cadres supérieurs. Les nouveaux contrats peuvent signifier des achats importants chez de nombreux fournisseurs différents. Encore une fois, vérifiez ces noms en vous référant à la liste de vos bénévoles et donateurs.

Toujours dans les journaux, vérifiez les nominations dans la section des affaires afin d'y trouver le nom de vos bénévoles ou donateurs actuels. Font-ils maintenant partie d'entreprises que vous pourriez solliciter?

Afin d'être efficace, la personne que vous choisissez pour effectuer la démarche devrait avoir de l'influence auprès du donateur éventuel ou encore être en contact avec celui-ci. La personne en cause peut être un employé ou un client de la société ou faire partie du même secteur d'activité et avoir déjà fait un don semblable à celui qui est demandé.

Si vous ne connaissez personne dans l'une des catégories susmentionnées, pourriez-vous vous adresser à une personne de prestige dans votre milieu? Un conseiller municipal, un des cadres supérieurs d'un important employeur local, un bienfaiteur de la collectivité reconnu ou une vedette du sport ou du spectacle de votre région? Si le donateur éventuel ne connaît pas la personne qui le sollicite, pouvez-vous vous adresser à une personne dont il connaîtra la réputation?

Vous pouvez tirer le meilleur parti des quelques recherches que vous pourriez effectuer à ce stade-ci. De la même façon qu'aux relations d'affaires du donateur éventuel, intéressez-vous à ses relations et à ses intérêts personnels. Quels sont les passe-temps du donateur éventuel, les personnes qu'il fréquente pendant ses loisirs, les sports ou les divertissements qu'il apprécie ainsi que la participation de son conjoint dans la collectivité?

Lorsque vous aurez trouvé un bénévole qui possède les relations voulues, déterminez à quel point il connaît vraiment ces personnes. Il vaut toujours la peine de faire certaines recherches pour vous assurer que la personne qui demande le don dispose du maximum de renseignements. Mieux la personne qui demande le don est renseignée, plus elle aura de chances de réussir et d'obtenir un don important.

Le moment propice à la demande

Prévoyez beaucoup de temps.

Ne précipitez pas l'attribution de dons.

Laissez au donateur le temps d'intégrer votre don en nature dans ses activités, une fois qu'il se sera occupé de ses clients payants.

Prévoyez longtemps à l'avance, particulièrement si vous avez un délai à respecter comme dans le cas d'une manifestation spéciale. Il n'est pas inhabituel de présenter une demande de dons auprès d'artistes ou de traiteurs un an avant la tenue de l'activité.

Faites-vous une idée claire de l'échéancier idéal au cas où le donateur vous poserait des questions à ce sujet. Les donateurs peuvent avoir de la difficulté à respecter vos délais, alors, soyez prêts à faire preuve de souplesse. Ils se plieront davantage à vos exigences s'ils croient

§ que vous êtes organisés
§ que vous avez un besoin précis
§ que votre démarche a été bien préparée.

Habituellement, les donateurs ont un budget annuel pour les demandes de dons en nature. L'exercice d'une société peut prendre fin n'importe quand pendant l'année. Pour ce qui est des grandes sociétés, vous devez d'abord vous poser cette question : quand devrais-je leur présenter ma demande?

Sachez tirer parti des occasions hors-saison.

Bon nombre de fournisseurs sont plus enclins à aider des organismes quand ils ne sont pas occupés.

Une entreprise du domaine de la construction pourrait réparer votre propriété lorsque ses affaires fonctionnent au ralenti. Un hôtel peut vous fournir des salles de conférences lorsque son taux d'occupation est faible.

Les mois de janvier et de février ou les mois d'été peuvent représenter des périodes plus calmes pour bon nombre d'entreprises, tandis que pour d'autres, c'est l'hiver qui est la morte-saison. Informez-vous afin de savoir à quel moment leur morte-saison a lieu et leur permet de donner plus facilement.

Ceci ne signifie pas que vous devriez attendre un ralentissement pour présenter une demande. Faites tout simplement savoir aux donateurs que vous serez heureux d'attendre jusqu'à la prochaine morte-saison pour la réalisation des travaux. N'oubliez pas de prévoir un échéancier dans votre planification.

EXEMPLE : Pendant la morte-saison, Cineplex Odeon met ses salles de cinéma à la disposition du public pour des réunions ou pour des manifestations spéciales. Prenez contact avec cette entreprise et présentez-lui les avantages d'un rayonnement au sein de la collectivité en contrepartie de l'utilisation gratuite ou à frais réduits de ses locaux.

Avantages pouvant être offerts au donateur

Mentionnez leur nom.

À titre d'incitatif supplémentaire, aidez les donateurs à augmenter leur clientèle. Offrez-leur d'inclure leur nom ou leur publicité dans votre bulletin, le programme d'une activité ou une brochure.

EXEMPLE : Tous les documents que VOICE for Hearing Impaired Children envoie par télécopieur portent, bien en vue, outre le logo de Lanier, le message suivant : «Le télécopieur utilisé pour transmettre le présent document a été gracieusement donné à VOICE par Lanier Canada, Ltd».

EN PRIME : Le fournisseur vous donnera ce qu'il y a de mieux si son nom doit être mentionné.

EXEMPLE : La Banque Royale a imprimé des dépliants pour un festival à Burlington. Elle a imprimé son nom sur la dernière page du dépliant.

Dans tous vos documents imprimés, y compris votre publicité, les invitations à des manifestations et les programmes-souvenirs, mentionnez le nom des entreprises qui vous appuient.

EXEMPLE : Le Canadian Vintage Motorcycle Group imprime le nom de ses donateurs dans ses dépliants publicitaires. En tête de liste et en caractères gras, figurent les noms des six fabricants de motocyclettes.

EN PRIME : Étant donné que le nom de ces six entreprises est bien en vue, l'organisme s'assure de recevoir tous les autres appuis dont il pourrait avoir besoin dans le cadre de l'activité. De plus, grâce au soutien de ces entreprises, le prestige de l'activité sera infiniment rehaussé au moment de la vente des billets.

Si des entreprises au nom prestigieux vous appuient, alors d'autres sont susceptibles d'en faire autant. De plus, ces entreprises sont ravies d'être reconnues comme des chefs de file dans leur domaine. (Soyez francs, lorsque vous solliciterez d'importants donateurs éventuels, présentez-leur ce fait comme un atout intéressant pour eux).

EXEMPLE : Des groupes des arts de la scène remercient les donateurs dans leurs programmes, que ce soient les troupes de ballet, les orchestres symphoniques, les chorales, les théâtres locaux, les écoles de musique. Ils remercient toutes les entreprises, que ce soit pour les fleurs ou les meubles ou encore pour la location de voitures ou les services de traiteur. Presque tous les spectateurs lisent le programme et nombre d'entre eux le conservent à titre de souvenir.

EN PRIME : En faisant de la publicité sur le fait que vous avez reçu des dons en nature, vous rehaussez votre image à titre de bon administrateur des ressources.

Partagez votre publicité.

Le fait d'être associé à un organisme sans but lucratif pour la publicité est un avantage certain à faire valoir auprès d'un donateur. Les services de marketing sont particulièrement susceptibles de répondre favorablement à ce stimulant. Un rayonnement positif peut compter énormément pour les organisations qui se soucient de leur image.

D'abord, obtenez du temps d'antenne ou de l'espace publicitaire dans les médias. Par la suite, mentionnez le nom de vos commanditaires toutes les fois que cela sera possible.

Les journaux et les stations de radio devraient représenter vos premières cibles dans le cadre d'une manifestation spéciale destinée à amasser des dons en nature. Il vous sera plus facile de demander des dons à d'autres donateurs, si vous pouvez promettre ce type de publicité.

N'oubliez pas les panneaux d'affichage et la publicité dans les véhicules de transport en commun.

Demandez le prix que vous devriez payer, le cas échéant, pour la publicité. Informez-en le donateur afin de quantifier la valeur du rendement de l'argent qu'il investira.

Pour un meilleur impact, demandez à la station de radio de se rendre sur place avec son matériel de diffusion portatif. Qu'il s'agisse d'une manifestation spéciale ou d'une journée très importante de votre campagne, offrez à la station de radio de diffuser son émission sur les lieux de l'activité ou dans vos locaux. Vous attirerez une foule de donateurs éventuels.

Demandez à la station de radio de faire des entrevues avec des donateurs, des alliés bien connus, des clients, des membres du personnel et des bénévoles. Annoncez un compte à rebours ou des objectifs sur les ondes afin de maintenir l'intérêt des gens.

Offrez des billets.

Si l'organisme tient une activité, offrez un ou plusieurs billets ou des sièges réservés gratuits aux donateurs. Offrez-leur de les présenter aux spectateurs afin de les remercier publiquement de même que leur société et de souligner la valeur de leur produit. Suggérez-leur d'envoyer des employés sur place pour remonter le moral des intervenants ou de discuter avec les clients afin de hausser les ventes.

EXEMPLE : L'Association canadienne du diabète est l'organisme de bienfaisance qui organise la réception et le dîner de remise annuelle des prix de la Ligue nationale de hockey. Ses membres sont à la recherche d'amateurs de hockey parmi les cadres d'éventuelles sociétés donatrices ou les cadres clés dans le secteur du marketing. Ils échangent un petit nombre de billets - afin de conserver l'exclusivité - contre des dons en produits ou en services. Ces personnes font aussi ressortir l'avantage de divertir les clients qui sont amateurs de hockey ou la possibilité de nouer des relations dans une atmosphère détendue.

Le même type de démarche pourrait être utilisé à l'échelle locale, bien qu'avec moins d'ampleur.

Attirez des clients.

Certains détaillants peuvent vous offrir des produits ainsi qu'un endroit pour la tenue de votre activité.

EXEMPLE : Les Supermarchés IGA donnent souvent de la nourriture pour les barbecues qui ont lieu dans leur stationnement. Cette activité permet de recueillir des fonds pour l'organisme sans but lucratif, mais attire également des clients au magasin.

EXEMPLE : Brewers Retail (distributeur de bière de l'Ontario) a accepté d'aider un organisme de bienfaisance à ramasser et à retourner les bouteilles de bière vides.

Habituellement, cette activité nécessite des centaines de bénévoles qui doivent marcher pendant des milles et des milles ainsi qu'un grand nombre de véhicules. Pour cette activité, l'organisme de bienfaisance a présenté un plan bien préparé au donateur afin de minimiser les efforts et de maximiser les résultats.

Brewers Retail a stationné des semi-remorques à l'extérieur de chaque magasin The Beer Stores de la collectivité. Les bénévoles de l'organisme de bienfaisance demandaient aux clients qui se rendaient aux magasins s'ils voulaient faire don de leurs bouteilles vides, puis chargeaient les caisses dans les camions. Recettes totales de la journée : 17 000 $. Coût total : aucun.

EN PRIME : Brewers Retail n'a engagé aucuns frais supplémentaires pour les camions, puisqu'elle en aurait eu besoin de toute façon pour charger les bouteilles vides qui auraient été remises au comptoir. De plus, l'entreprise a bénéficié d'une publicité considérable grâce à l'activité. Tout le monde est donc sorti gagnant!

Vendez le produit.

Si le donateur donne de la marchandise devant être vendue pour amasser de l'argent en faveur d'un organisme sans but lucratif, ceci peut permettre de fidéliser la clientèle ou représenter une occasion d'obtenir des échantillons.

EXEMPLE : La société Gevalia Coffee a donné des échantillons à une formation de musiciens classiques de Vancouver
(a) qui a vendu cette marque de café pendant l'entracte et
(b) qui a fait en sorte que les bénévoles présentent le produit dans des paniers-cadeaux à des fins de revente.

Cette activité a permis à la société de se faire davantage connaître auprès d'un groupe-cible prestigieux.

Contribuez au perfectionnement du personnel.

Bon nombre de sociétés savent déjà que le fait de prêter du personnel permet d'améliorer le moral et d'offrir un plus grand nombre d'expériences d'apprentissage à leurs employés. De plus, il s'agit là d'une façon de les former, d'éviter les mises à pied et de se donner une image favorable au sein de la collectivité ou de rehausser l'image que l'on possède déjà.

Récompensez le donateur.

• Lorsque les entreprises font des dons, remerciez-les, et en public le plus possible. Une rétroaction positive rapportera au centuple.
• Organisez une cérémonie. Inscrivez le nom des donateurs sur les articles donnés, si c'est approprié.
• Offrez-leur des enseignes qu'ils pourraient afficher dans leurs fenêtres ou des plaques à suspendre au mur.

EXEMPLE : Il y a quelques années, la section ontarienne d'un organisme de bienfaisance national du domaine de la santé a réussi à obtenir l'appui permanent d'une station de radio locale pour sa collecte de fonds annuelle. La station fait don de temps d'antenne par la diffusion d'annonces et ses animateurs mentionnent fréquemment l'activité. Chaque année, l'organisme de bienfaisance organise une cérémonie dans le hall de la station pour lui remettre une plaque à jour en signe de remerciement. Sur la plaque la plus récente, suspendue bien en vue, on pouvait lire qu'un total de plus de 168 000 $ avait été donné en temps d'antenne!

EN PRIME : Best Sign Systems, une des nombreuses sociétés qui gravent des remerciements destinés aux donateurs sur les briques et les carreaux dans les couloirs, les halls et les endroits publics, déclare qu'il est possible d'enregistrer une hausse de plus de 500 p. 100 dans les dons si on utilise efficacement ses produits.

• Invitez les donateurs à venir voir comment leurs dons sont utilisés.
• Mentionnez leur nom lors de réunions.
• Faites en sorte que des clients écrivent des lettres de remerciement; les enfants peuvent créer de grands dessins qui peuvent être affichés dans la vitrine d'un magasin, dans un bureau ou au mur de la réception.
• Rendez hommage aux meilleurs lors d'un dîner, d'un déjeuner ou d'un petit déjeuner ayant lieu dans le cadre d'une collecte de fonds, et faites en sorte que la nourriture, la boisson et l'emplacement voulu vous soient fournis gracieusement.
• Dressez une liste d'«Alliés officiels» comme le Comité des Jeux olympiques.

Ainsi, les entreprises ayant fait des dons auront vraiment l'impression d'avoir effectué un bon placement. Il faut renforcer fréquemment les entreprises donatrices. Faites-vous connaître comme l'organisme sans but lucratif le plus reconnaissant en ville.

Ne dépensez pas vos fonds pour remercier les donateurs et les bénévoles, cela pourrait être perçu comme un gaspillage des fonds recueillis. Demandez au fabricant de vous donner les plaques, et offrez-lui d'inscrire également son nom sur celles-ci. Faites tout sans frais.

Planification de la démarche

Déterminez pourquoi ils donnent.

Essentiellement, il existe trois raisons pour lesquelles les donateurs font des dons aux organismes sans but lucratif :

L'intérêt personnel : Ils donnent parce que la cause (une maladie, un moyen d'expression artistique, un problème social ou l'éducation) les touche personnellement ou touche des personnes qu'ils connaissent ou parce qu'ils en retirent des avantages.

L'influence : une personne qu'ils estiment sollicite le don.

La passion : votre cause leur tient énormément à coeur.

En faisant des recherches sur vos donateurs éventuels, vous déterminerez ce qui, parmi les raisons qui précèdent, les motive et fonctionnera le mieux dans leur cas en particulier. Ces trois raisons peuvent les pousser à faire des dons; alors ils réagiront de façon immédiate et généreuse.

Faites-leur part des résultats.

Le mot «besoin» est péjoratif. Les gens ne donnent pas pour répondre à vos besoins. Ils se soucient davantage des résultats que vous pouvez atteindre.

Axez vos efforts sur les résultats et non sur les moyens. N'oubliez pas que les gens donnent pour les gens. Ils veulent savoir qui bénéficiera de leur don.

Vous devez être munis de tous les détails nécessaires afin de quantifier la valeur des biens ou des services pour votre organisme lorsque vous faites une démarche.

Dites aux personnes sollicitées (si vous le pouvez) tout ce à quoi servira leur don, tant sur le plan financier que sur le plan humain.

Maximisez les résultats de votre démarche.

Déterminez si vous voulez qu'un client ou qu'un employé accompagne le bénévole qui doit présenter la demande, afin de l'appuyer.

Cette décision dépend de l'importance de la demande, de la situation du donateur à qui vous vous adressez, de la relation entre la personne qui présente la demande et le donateur ainsi que de la nature du travail de votre organisme.

Réfléchissez à savoir si cette façon de vous y prendre améliorera vos chances de réussite et ce, dans quelle mesure. Si vous croyez que cela ne vous aidera pas beaucoup ou que votre bénévole saura mieux s'y prendre s'il est seul avec son interlocuteur, ne le faites pas accompagner.

Si vous envoyez deux personnes, demandez-leur de se réunir et de discuter de la démarche et des objectifs avant la visite. Assurez-vous que chacun comprend son rôle et que les deux partenaires peuvent travailler en harmonie.

En appariant bien les gens, on obtiendra de meilleurs résultats. Une des deux personnes pourra agir à titre d'observatrice tandis que l'autre présentera la demande.

Présentez une demande écrite, mais seulement si nécessaire.

Certaines sociétés exigent une demande initiale écrite. C'est souvent le cas des donateurs institutionnels importants qui reçoivent des centaines de demandes chaque jour.

D'abord, vous devez demander à ces sociétés un exemplaire de leurs lignes directrices. Déterminez avec précision ce qu'elles veulent savoir, puis dites-leur.

Votre lettre doit être aussi brève, complète et pertinente que possible. Avant de l'envoyer, faites-la lire par une personne hors de votre organisme afin de vous assurer

• qu'elle n'est pas trop longue ou décousue
• qu'elle est claire et compréhensible et ne nécessite aucune autre explication
• qu'elle est intéressante sur le plan humain.

Faites parvenir aux sociétés sollicitées tout ce qu'elles ont demandé ou expliquez-leur pourquoi vous ne pouvez le faire. Si elles n'ont pas demandé de documents en particulier à l'appui de votre demande, faites-leur parvenir les dépliants habituels si vous en avez, mais pas trop. Si vous envoyez trop de documents, elles se demanderont si vous dépensez judicieusement les fonds des donateurs.

Reportez-vous à la liste de documents que demande Hewlett-Packard (quelques pages plus loin sous la rubrique Exemples des politiques en matière de dons en nature d'importants donateurs institutionnels). Vous y trouverez de bons exemples des exigences habituelles des sociétés.

Faites connaître vos besoins

Une fois que vous aurez dressé votre liste, faites connaître vos besoins à tout le monde.

Commencez par votre organisme.

La liste doit être attrayante et facile à comprendre. Faites un grand nombre de photocopies.

• Donnez des copies aux employés et aux bénévoles.
• Affichez des copies sur les babillards et insérez-en dans votre bulletin.
• Présentez votre liste aux réunions du conseil d'administration et des comités, et discutez-en.
• Faites circuler votre liste. Faites-la soigneusement imprimer sur une grande feuille et affichez-la sur votre porte ou dans votre fenêtre.

Diffusez votre liste.

• Écrivez une lettre à la rédaction du journal.
• Demandez aux bénévoles s'ils peuvent l'afficher sur les babillards de leur société ou l'inclure dans le bulletin de leur société ou leur bulletin professionnel.
• Faites imprimer un catalogue dans lequel vous présenterez des suggestions de cadeaux que les personnes pourront donner à leur milieu et distribuez-le dans les magasins ou aux journaux.

Pour votre organisme, la fête de Noël représente un moment propice, bien que la fête des Mères et des Pères de même que l'Action de Grâces ou toute autre occasion spéciale soient également appropriées. Si votre organisme a son «jour», sa «semaine» ou son «mois» particulier, distribuez le catalogue à ce moment.

Si vous choisissez un thème lié à une occasion, assurez-vous que vos documents seront imprimés bien à l'avance. Par exemple, pour la fête de Noël, faites imprimer vos documents en septembre afin de les distribuer en octobre ou en novembre.

Pour préparer votre catalogue, vous devriez d'abord vous adresser à un rédacteur ou à un graphiste, puis ensuite à un imprimeur. Essayez d'obtenir d'eux qu'ils vous accordent vos premiers dons en nature. Le catalogue sera aussi simple ou aussi luxueux que vos moyens vous le permettront.

Ne vous en faites pas s'il ne s'agit pas d'un catalogue de luxe; il doit être tout simplement bien conçu, présentable et bien préparé. Dans certains cas, une présentation modeste est un atout. N'oubliez pas d'utiliser du papier et de l'encre recyclables ou recyclés, ce que vous mentionnerez dans la publication.

Vous pouvez même le mettre à jour avec des étiquettes ou un timbre portant la mention «VENDU», et vous pouvez inscrire le nom des personnes généreuses qui vous ont aidés à diminuer votre liste.

Que faire des dons en nature dans votre budget?

Les dons en nature peuvent et doivent être inscrits dans votre budget.

• Ceci permet d'en consigner la valeur réelle.
• Ceci peut inciter également les donateurs à faire plus de dons en nature à votre organisme.
• Les dons en nature peuvent également vous permettre d'obtenir des subventions de contrepartie.
• Enfin, ceci permet de démontrer au public que vous administrez bien vos ressources.

Répartissez les dons en nature en deux catégories :

(a) les équivalents en argent et
(b) les dons imprévus.

Les équivalents en argent

Les équivalents en argent sont les biens ou les services que vous prévoyez acheter.

Ils ne modifient absolument pas votre budgétisation des dépenses.

Par exemple, vous souhaitez acquérir un ordinateur d'une valeur de 10 000 $. La façon dont vous obtiendrez l'ordinateur n'a pas d'importance pour vous ni d'incidence sur le budget des dépenses. Cette somme de 10 000 $ pourrait correspondre à une fraction d'une subvention gouvernementale ou aux dons de 70 personnes différentes ou il pourrait encore s'agir d'un don en nature. Il se pourrait même qu'il s'agisse d'une combinaison de ces facteurs.

Le principe est le même pour le matériel de bureau, les services d'impression ou les biens destinés aux projets.

Dans ce cas précis, ajoutez une ligne pour inscrire «Ordinateur... 10 000 $», dans la colonne des dépenses de votre budget.

Puis, faites une liste de tous les dons en nature que vous solliciterez pendant l'année.

En ce qui concerne certains articles, il sera plus économique de les acheter étant donné le temps que le personnel devra consacrer à les obtenir gratuitement. Trouver les autres dons fait partie de votre plan de travail.

Notez toujours vos besoins précis en incluant tous les détails pour que la demande soit présentée de façon appropriée. Si des variantes sont acceptables, dites-le. Si vous ne pouvez obtenir un ordinateur compatible avec le matériel IBM, est-ce qu'un Macintosh ou un Amiga ferait l'affaire?

Notez également les échéanciers. Si les articles ne sont pas donnés à une date précise, alors vous les achèterez. Si vous avez besoin d'un ordinateur qui fonctionne au plus tard le 1er septembre, prévoyez du temps pour l'installation et la formation. Vous devrez peut-être savoir au plus tard le 1er août si vous recevrez ou non l'ordinateur gratuitement, afin que vous puissiez l'acheter le cas échéant.

Ainsi, vous pourriez dresser une liste comme celle qui suit au début de l'année :

DONS EN NATURE DEVANT ÊTRE SOLLICITÉS :
VALEUR AU DÉTAIL APPROXIMATIVE

Lorsque vous recevez le don en nature, inscrivez-le dans la colonne des recettes, comme vous le feriez pour un don en argent.

Par exemple, dans le budget des recettes, au poste suivant :

Dons : 100 000 $

Ajoutez des lignes pour ce qui suit :

Dons en nature :

Les «imprévus»

Les imprévus sont les articles que vous n'aviez pas l'intention d'acheter. Ils ne faisaient pas partie de votre budget des dépenses ni de votre plan de travail au début de l'année.

Idéalement, ces articles serviront immédiatement. Une personne peut vous offrir des bureaux, un télécopieur d'occasion ou d'autre matériel, que vous pouvez accepter, même si vous n'avez pas l'intention de les acheter pendant l'année.

Toutefois, certains dons en nature peuvent créer des problèmes secondaires. Si un donateur vous offre 100 tonnes de lait en poudre, dont vous n'aviez pas planifié l'achat, vous pouvez accepter ce don ou le refuser. Si vous l'acceptez, vous devez alors voir à son entreposage, à son transport et à sa distribution. Il suscite donc des dépenses secondaires que vous pouvez également couvrir avec des dons en nature ou d'autres dons.

Vous ne prévoyez pas recevoir ces articles imprévus. Vous n'avez pas l'intention de chercher à les obtenir. Bien qu'il soit raisonnable de penser que certains articles vous seront ainsi offerts chaque année et d'en prévoir la valeur en vous fondant sur les dons des années antérieures, vous ne pouvez pas savoir ce que vous recevrez.

Pour toutes ces raisons, ces articles ne sont pas inclus dans la colonne des dépenses de votre budget au début de l'année. Ainsi, en janvier, aucun élément de cette nature ne figurera dans les prévisions budgétaires.

Pendant l'année, les articles imprévus que vous acceptez devraient être inscrits dans la colonne des recettes de votre budget. L'inscription devrait être faite selon le tableau qui précède.

Lorsque les articles sont utilisés, ils sont ajoutés à une version modifiée du budget.

Par exemple, le budget des dépenses au début de l'année est de 10 000 $ pour des fournitures sanitaires. Vous prévoyez payer ces fournitures à l'aide de dons. Pendant l'année, une société pharmaceutique fait don de ces fournitures ainsi que d'autres d'une valeur de 50 000 $. Vous les acceptez. Dans les colonnes des recettes et des dépenses du budget modifié, on trouve maintenant une somme de 60 000 $ au titre des fournitures sanitaires.

Dans une note, expliquez qu'il s'agissait

a) de dons en nature
b) d'un don imprévu unique.

Il est important de catégoriser de tels articles à titre de dons imprévus afin que personne ne s'étonne que votre budget au titre des fournitures sanitaires soit encore de 10 000 $ dans les années subséquentes.

Si ces dons sont acceptés au cours d'un exercice mais qu'ils ne sont utilisés pour un projet que pendant l'exercice suivant, il pourrait être préférable d'inscrire un report. Ainsi, le don en nature pourra être inscrit dans la colonne des recettes pour un exercice, tandis que la dépense sera comptabilisée au cours de l'exercice suivant, avec une note dans les deux cas.

Comment inscrire les dons en nature sur vos états financiers vérifiés.

Pour vos états financiers vérifiés, il se peut qu'il soit nécessaire d'établir une différence entre les dons en nature pour lesquels vous pouvez remettre un reçu d'impôt, et ceux pour lesquels vous ne pouvez pas le faire.

À des fins pratiques, il est plus simple de dire que vous pouvez remettre des reçus d'impôt pour les biens, mais pas pour les services. Cette règle comporte certaines exceptions mais, en général, elle s'applique ainsi.

Dans une note afférente aux états financiers, incluez les lignes suivantes :

Les dons indiqués dans les présents états comprennent :

Dons de biens pour lesquels un
reçu d'impôt est remis totalisant $__________
Dons de services pour lesquels un
reçu d'impôt n'est pas remis totalisant $__________

Les immobilisations données sont comptabilisées à leur juste valeur au moment où elles sont reçues. Le matériel et les services donnés, pour lesquels des frais auraient par ailleurs été engagés, sont comptabilisés à leur juste valeur au moment où ils sont fournis.

Le travail de (nom de l'organisme) dépend des services bénévoles de nombreux membres et alliés. Puisque (nom de l'organisme) n'achète pas habituellement ces services, qui lui ont été fournis gracieusement, et parce qu'il est difficile d'en déterminer la juste valeur, ils ne sont pas comptabilisés dans les présents états financiers.

Conservez une liste des dons en nature sur laquelle vous indiquerez les éléments donnés, leur valeur, les personnes qui les ont faits et le mode de sollicitation. Mettez cette liste à jour régulièrement. Remettez-en une copie à toutes les personnes qui vous aident au chapitre des dons.