Comment obtenir suffisamment
de volontaires compétents
Le manque de volontaires constitue un des graves problèmes avec
lesquels il faut composer dans les activités spéciales, car ces
dernières nécessitent beaucoup de volontaires. Les membres d'un
petit conseil peuvent être submergés. Le personnel seul ne peut
jamais suffire à la tâche. Si vous engagez des spécialistes
pour voir au déroulement de l'activité, les coûts
augmenteront démesurément.
Des personnes aiment heureusement organiser des activités. Vous n'en
connaissez peut-être pas encore, mais vous pouvez les recruter plus
facilement que vous ne le croyez. Voici quelques conseils.
No 1 - Inspirez-vous des autres activités spéciales analogues
Apprenez à organiser une activité. Quels postes devriez- vous
créer et combler?
Vous apprendrez tout cela en examinant les plans d'action et les rapports
sur les activités précédentes de nature analogue. Ayez
recours aux personnes qui ont de l'expérience au sein de votre
organisme. Examinez les activités organisées par un autre
organisme de votre ville. Grâce à des organisateurs
d'expérience, vous ne découvrirez pas trop tard les postes
essentiels dont vous avez besoin.
No 2 - Établissez un organigramme
Un organigramme est utile pour deux raisons.
En premier lieu, il vous permettra de préciser les rôles et de
définir les liens entre les différentes personnes travaillant
à l'organisation de l'activité spéciale.
En deuxième lieu, il vous servira d'outil pour recruter et informer
les autres. Chacun saura ainsi le rôle qu'il doit jouer par rapport aux
autres. Vous voudrez peut-être inclure à votre organigramme un
coordonateur du recrutement des volontaires.
No 3 - Établissez un échéancier de base
Élaborez un échéancier en vous basant sur vos
recherches, votre expérience et vos capacités de planification.
Procédez en ordre inverse en partant de la date de l'activité
afin de voir à disposer de suffisamment de temps pour chaque
étape. Prévoyez du temps pour tenir compte des erreurs, des
retards et des légères tendances à la procrastination de
vos organisateurs.
No 4 - Établissez une description de poste pour chaque tâche
Avant de recruter les volontaires, vous devez connaître les
tâches qu'ils accompliront. En outre, les gens ont droit de savoir ce
qu'on attend d'eux avant d'accepter une tâche. Un bon gestionnaire
précisera l'objet et les responsabilités de chaque tâche
ainsi que les facteurs suivants :
- les délais
- la durée de l'engagement
- les qualités ou les compétences requises
- l'orientation ou la formation assurée
- les avantages du poste
Vous pouvez parfois trouver des exemples dans les dossiers sur les
activités précédentes. Vous pouvez encore demander
à l'ancien titulaire d'un poste de rédiger une brève
description des tâches.
No 5 - Recrutez le meilleur volontaire possible pour chaque tâche
Veillez à ce que tous sachent que vous avez besoin d'aide. Affichez
la description de poste au tableau d'affichage de votre bureau. Mettez dans
votre bulletin une petite annonce sous la rubrique "Demande".
Contactez les organismes volontaires de votre ville et demandez-leur de l'aide.
Des "foires de recrutement de volontaires" se tiennent de plus en
plus. Voici comment elles fonctionnent. Plusieurs organismes de bienfaisance se
réunissent le même jour dans un local pour faire connaître
leur travail et recruter des volontaires. Le public est invité à
circuler parmi les tables à la recherche d'un travail
bénévole leur convenant. Ces foires peuvent avoir lieu sous
l'égide d'un organisme volontaire ou d'une société
commerciale. ManuLife Insurance a déjà tenu ce genre de foire
dans la cafétéria de son principal immeuble de bureaux.
On peut également recruter des volontaires dans certaines
associations. La Junior League, organisme national regroupant des femmes,
possède notamment un excellent programme de perfectionnement des
compétences à l'intention de ses membres. Cet organisme
prête ses membres aux différents conseils d'organismes de
bienfaisance afin de les aider à améliorer leurs systèmes.
Les retraités constituent une autre source de compétences
extraordinaire. Dans certaines villes, vous pouvez recruter des volontaires
avec l'aide des associations du troisième âge. On peut
également avoir recours à d'autres groupes du troisième
âge, notamment le Canadian Auto Workers Retirees Club ou encore les
membres du Rotary Club à la retraite.
Cette forme de "recrutement externe" consiste à faire
connaître vos besoins et à attendre pour voir qui s'offrira. C'est
bon pour le moral des troupes qui font tout le travail jour après jour.
Vous avez besoin d'une technique différente pour recruter les
spécialistes et les directeurs de la campagne. Les entrevues constituent
la façon la plus efficace d'obtenir les spécialistes dont vous
avez besoin.
Pour trouver les personnes correspondant aux exigences de chaque
tâche, examinez la liste de vos membres, de vos donateurs et de vos
contacts. Envisagez la candidature des personnes de l'extérieur qui
manifestent de bonnes dispositions. Essayez de déterminer quelles
personnes conviendraient le mieux. Établissez la liste des candidats
éventuels et décidez lesquels vous contacterez en premier.
No 6 - Encouragez les dirigeants de l'activité à contacter
les candidats
Les dirigeants de l'activité devraient faire subir une entrevue aux
candidats, comme dans le processus normal de sélection du personnel.
Même s'il n'y a qu'un candidat, l'entrevue montrera le sérieux de
votre organisme et rendra habituellement le poste plus intéressant.
Servez-vous des descriptions des tâches, de l'échéancier et
de l'organigramme. Le président ou la présidente doit
déterminer si la personne est intéressée,
compétente et disponible.
No 7 - Informez immédiatement les volontaires choisis
Écrivez à chaque volontaire retenu pour lui apprendre la bonne
nouvelle. Faites-lui parvenir un exemplaire des différents plans de
travail relatifs à l'activité. Invitez-le à la
réunion d'organisation.
No 8 - Les volontaires ont besoin d'informations et d'orientation efficaces
Gardez le contact avec les volontaires. Veillez à ce qu'ils
s'acquittent de leurs responsabilités et décelez les
problèmes dès qu'ils se présentent. Aidez-les à
résoudre les problèmes. Encouragez leur créativité
et leur participation. Brossez-leur régulièrement une situation
d'ensemble.
No 9 - Confirmez la participation de chacun AVANT la tenue de
l'activité
Le jour précédant la tenue de l'activité, tenez une
dernière réunion afin de vous assurer que tout marchera comme sur
des roulettes. Ray Pierce, un organisateur de Halifax, donne le conseil suivant
: "Ne faites confiance à personne! Si vous n'avez pas
vérifié, rien n'aura été fait."
No 10 - Témoignez votre reconnaissance à l'égard des
volontaires laborieux pendant et après la tenue de l'activité
Vous témoignerez votre reconnaissance en remerciant les volontaires
et en prêtant une oreille attentive à leurs critiques
constructives. N'oubliez pas que ces personnes ont fini par apprendre les
réalités des différentes tâches. En demandant leurs
commentaires peu de temps après la tenue de l'activité, vous
améliorerez l'organisation de la prochaine activité.
LES POSTES AUXQUELS VOUS DEVEZ POURVOIR
Il n'y a rien de plus frustrant que de découvrir au dernier moment
que vous avez oublié de pourvoir à un poste essentiel.
Il existe des centaines de postes différents dans les divers genres
d'activités. Nous ne pouvons pas tous les énumérer, mais
nous pouvons en revanche vous en proposer quelques-uns. Vous trouverez
ci-dessous la liste des postes qui pourraient vous être utiles.
- Coordonnateur général de l'activité
- Coordonnateur des boissons alcoolisées
- Responsable du stationnement
- Responsables du nettoyage
- Coordonnateur de la décoration
- Responsable des urgences (remplacement des absents)
- Coordonnateur du spectacle
- Coordonnateur de la gestion financière/de la comptabilité/des
opérations bancaires
- Coordonnateur du repas
- Dessinateur-décorateur (thème de l'activité)
- les imprimés
- le décor
- les costumes (éventuellement)
- Agent de liaison avec les médias
- Coordonnateur de la table d'honneur
- Responsable chargé d'obtenir les licences, les permis et les
autorisations réglementaires
- Coordonnateur de l'impression
- des programmes
- des invitations
- des billets
- des affiches
- Coordonnateur de la publicité
- Secrétaire
- Agents de sécurité
- Responsable de la signalisation
- Solliciteurs de dons en nature
- Coordonnateur des souvenirs
- Coordonnateur des services spéciaux
- accès des personnes handicapées
- garderie
- interprétation gestuelle
- diètes spéciales
- Responsable du matériel technique
- Membres du Comité du programme
- déterminer les choses à faire
- contacter les conférenciers, etc.
- Vendeurs de billets
- Responsable des relations avec les syndicats et les guildes
- pour les musiciens et les acteurs
- pour les serveurs, le cas échéant
- Placeurs et ouvreuses
- Coordonnateur de la reconnaissance à l'égard des volon taire
s et des donat eurs
- Coordonnateur du recrutement des volontaires
- Membres du Comité d'acceuil
- Vous pouvez en ajouter bien d'autres
- ______________________________________________
- ______________________________________________
- ______________________________________________
Établir l'horaire de façon
à atteindre l'efficacité maximale
Ne pas prévoir suffisamment de temps pour la préparation de
l'activité constitue une des erreurs les plus graves, mais
également une des plus communes.
Les activités fructueuses nécessitent des mois de
préparation. Bien des organisateurs commencent leur travail entre six
mois et un an avant la tenue de l'activité. Les principaux organisateurs
de conférences réservent maintenant les salles de
conférences dans les hôtels jusqu'à cinq années
à l'avance.
Certaines activités peuvent s'organiser plus rapidement, si l'on est
chanceux et si l'on dispose de collaborateurs d'expérience. Si vous
préparez le tout à la hâte, vous vous dirigez
peut-être vers une catastrophe.
Le temps dont on a besoin varie naturellement en fonction du genre
d'activité. Il n'existe pas de recettes pour parer à toutes les
éventualités. Voici néanmoins quelques conseils sur la
façon d'établir avec précision l'horaire de votre
activité.
1. Ne choisissez pas la date avant d'avoir évalué le temps
dont vous avez besoin
Trop souvent, les organismes choisissent en premier lieu la date de
l'activité. Ils se rendent comptent par la suite de la somme des efforts
qu'ils doivent déployer. Ils essaient de comprimer le temps
alloué à chaque tâche de façon à respecter un
délai impossible. Ils y réussissent rarement.
Vous devez parfois respecter un délai qui vous a été
imposé. Le cas échéant, simplifiez le plus possible
l'activité en fonction de votre délai.
2. Dans la planification, mettez plusieurs personnes à contribution
Ne croyez pas qu'une seule personne pourra tout planifier. Une équipe
sera davantage en mesure de tout prévoir dans les moindres
détails.
Vous pouvez faire un jeu de vos séances de remue-méninges.
Constituez des équipes de deux à cinq personnes. Encouragez-les
à jeter sur le papier toutes les tâches auxquelles elles peuvent
penser. Par la suite, comparez les résultats et remaniez le tout.
Décortiquez chaque tâche pour n'oublier aucun détail.
Définissez ensuite les mesures à prendre.
Inscrivez chaque tâche sur une fiche distincte. Les grandes feuilles
amovibles qu'on peut afficher constituent un excellent outil à cet
égard.
L'étape suivante consiste à demander aux équipes
d'établir l'ordre des priorités.
3. Évaluez le temps requis relativement à chaque tâche
Pour chaque tâche, inscrivez le nombre d'heures prévu sur la
fiche. Précisez le nombre de personnes qui s'en acquitteront. Il est
parfois primordial de confier certaines tâches à plusieurs
personnes.
Voyons un exemple. Mettre les invitations dans les enveloppes pourrait
nécessiter six heures-personnes. Six personnes travaillant pendant une
heure ou une personne travaillant pendant six heures pourraient tout aussi bien
s'en acquitter. Par contre, si la tâche consiste à transporter un
piano dans un escalier, il faudra six personnes pendant au moins une heure, car
une personne ne pourrait pas le faire en six heures.
Ne sous-estimez pas le temps qu'il vous faudra. En fait, on recommande de
prévoir une marge d'erreur de 20 p. 100, mais beaucoup proposent le
double. Si vous surestimez le temps qu'il vous faudra, vous finirez plus
tôt que prévu, et il n'y aura vraisemblablement aucun
problème.
Prévoyez des jours supplémentaires entre les
différentes étapes, au cas où des retards surviendraient.
En ce qui concerne les invitations par exemple, veillez à ce que les
délais de livraison de l'imprimerie surviennent une semaine avant le
moment où vous devez les mettre dans les enveloppes. Ainsi, vous serez
protégés si le produit fini est livré quelques jours en
retard.
4. Déterminez les tâches interdépendantes
Prenez note des tâches qui doivent être terminées avant
qu'une autre ne puisse être entreprise. Assurez-vous que les personnes
devant accomplir ces tâches comprennent les conséquences d'un
retard.
Par exemple, les personnes qui posteront les invitations ne peuvent faire
leur travail avant que :
- la liste d'adresses soit prête,
- la salle soit réservée,
- le spectacle soit confirmé,
- le prix soit fixé,
- les invitations soient imprimées,
- les enveloppes et les timbres soient achetés,
5. Affichez l'horaire et donnez-en à chacun un exemplaire de poche
Tous devraient pouvoir constater rapidement et facilement les progrès
accomplis. Il faudrait être en mesure de déceler les
problèmes dès qu'ils se présentent.
En vous servant du tableau à feuilles mobiles, d'une feuille de
papier journal ou d'un tableau noir (ou vert), faites le calendrier
général de l'activité. Inscrivez à l'horizontale
les semaines et à la verticale les tâches principales comme la
publicité, l'impression, le spectacle, la nourriture, la vente des
billets, etc.
Indiquez dans les cases précises les dates du début et de la
fin des tâches à effectuer. Si vous n'indiquez que la date de la
fin, il peut s'ensuivre une panique de dernière minute.
Faites-en des exemplaires de poche que vous donnerez à tous les
intéressés. A l'aide d'un marqueur, indiquez les tâches que
chacun doit accomplir. En vous servant d'une autre couleur, mettez en relief
les travaux qui ne peuvent être entrepris avant qu'une tâche n'ait
été menée à bien.
Si vous devez modifier l'horaire, faites-en de nouveaux exemplaires pour
chacun. Cette façon de procéder nécessite beaucoup de
travail, mais elle évite bien des problèmes. Inscrivez bien la
date sur chaque nouvelle version afin que tous sachent qu'ils travaillent sur
la même.
Encouragez chacun à reporter ces dates dans leur agenda personnel.
6. Déterminez les délais indépassables
Établissez les délais relatifs à chaque tâche
essentielle. Inscrivez-les en rouge sur tous les calendriers.
Si ces tâches ne sont pas terminées à temps, il faudra
annuler l'activité.
Sachez quelles conditions empêchent son annulation. Une fois que la
salle est réservée, il sera peut-être impossible d'annuler
l'activité sans perdre beaucoup d'argent, ou même de la remettre
à une date ultérieure.
Prévoyez des mesures d'urgence à l'égard de chaque
problème moins important. Si telle chose ne se produit pas, nous ne
pouvons pas alors exécuter telle autre chose. Comme solution de
rechange, nous ferons ceci ou cela.
N'attendez pas d'être aux prises avec un problème grave avant
de prévoir toutes les mesures de rechange. Cette précaution peut
sembler être une perte de temps, mais elle constitue en fait une
étape essentielle.
7. Vérifiez régulièrement l'état des travaux
avant que les retards n'atteignent un seuil critique
Déterminez les dates du début et de la fin des tâches.
Vérifiez à intervalles réguliers si le travail progresse
comme prévu. Si un problème survient, vous devez en être au
courant avant que le délai ne soit imminent.
Vérifiez régulièrement l'état des travaux. Ayez
tout simplement confiance en personne. Malgré les meilleures intentions,
les gens peuvent ne pas poursuivre leur travail jusqu'au bout.
Il existe à cet égard deux bonnes méthodes.
En premier lieu, vous pouvez confier à une personne la
responsabilité de vérifier l'avancement des travaux. Ce genre de
surveillant peut accomplir des miracles. Si vous officialisez ce rôle,
vous réduisez les pressions psychologiques qui s'exercent sur le
surveillant et sur le subordonné.
En deuxième lieu, affectez deux personnes à des tâches
importantes. Donnez-leur les mêmes responsabilités et
encouragez-les à travailler en équipe pour vérifier
l'avancement des travaux. Veillez à ce que les deux ne pensent pas que
la responsabilité incombe à l'autre et à ce que le travail
n'échappe pas ainsi à leur attention.
Dans l'une ou l'autre méthode, la personne devrait vérifier
bien avant l'imminence du délai en disant : "Je vois que vous serez
rendu à la moitié de la liste d'invitation la semaine prochaine.
Comment vont les choses? Avez-vous besoin d'aide? Les invitations seront-elles
prêtes pour la soirée des enveloppes le 15 septembre? S'il y a un
problème, dites-le moi immédiatement!"
Si les personnes qui doivent mettre les invitations dans les enveloppes
comptent commencer leur travail le 15 septembre, voici quelques-unes des dates
repères. Vos délais peuvent naturellement varier.
- 7 sept. - Les invitations reviennent de l'imprimerie
- 7 sept. - La liste est prête
- 20 août - La version définitive est approuvée
(prévoir du temps pour les vacances et les longues fins de semaine)
- 20 août - La liste est terminée à moitié
- 1er août - Les invitations sont envoyées à l'imprimerie
- 1er août - On commence à taper la liste
- 25 juill.- Le texte et l'ébauche sont approuvés (des
personnes que vous devez consulter seront-elles en vacances?)
- 7 juill. - Tous les dirigeants sont d'accord pour donner les noms et les
adresses pour la confection de la liste
- 7 juill. - Le budget est approuvé
8. Attribuez la responsabilité de chaque tâche à une
seule personne
Assurez-vous qu'une seule personne est responsable de chaque tâche
importante. Ne l'attribuez pas à un comité, car elle risquerait
d'échapper à son attention. Essayez de voir l'aide dont vos
dirigeants ont besoin pour accomplir leur travail. Ne le leur confiez pas de
responsabilités sans leur accorder les pouvoirs correspondants.
Fixez la date à laquelle chaque rôle devra être
assigné à une personne compétente. Il s'agit là
d'un délai indépassable. Si vous ne pouvez pas trouver ces
personnes responsables, il vous faudra peut-être tout annuler.
9. Ce qu'il faudra faire après la tenue de l'activité
Après la tenue d'une activité, il reste toujours beaucoup de
travail à accomplir. Préparez vos équipes bien à
l'avance. Tout effectuer à la dernière minute peut
entraîner des problèmes.
Ne sollicitez pas les personnes qui sont déjà fatiguées
d'avoir accompli toutes les autres tâches. Ayez recours à des
forces fraîches.
Voici quelques-unes des tâches que l'on oublie :
- nettoyer les lieux après le départ des invités;
- compter les recettes et les déposer;
- retourner le matériel de location ou les surplus;
- faire parvenir les reçus pour les dons et les lettres de
remerciement;
- envoyer un mot de remerciement aux volontaires et aux collaborateurs;
- fermer les comptes;
- évaluer l'activité et rédiger un rapport assorti de
recommandations pour l'avenir.
10. Constituez des équipes spéciales
Des oublis se produiront immanquablement. Constituez une équipe de
personnes compétentes qui pourront s'occuper des urgences. Donnez-leur
les pouvoirs nécessaires. Veillez à ce que tous sachent où
appeler le jour comme la nuit.
11. Récompensez le travail bien fait
Offrez des récompenses à ceux qui effectueront leur travail
avant la date d'échéance et dépenseront moins que le
budget prévu. Les gens réagissent aux récompenses,
même s'ils pensent le contraire.
Vous pouvez par exemple offrir une récompense à la
première personne qui vendra tous ses billets. Le soir où toute
l'équipe travaillera, arrêtez les travaux à 21 h et
commandez des pizzas. Pendant le déroulement de l'activité,
mentionnez le nom de ceux et de celles dont le travail mérite
d'être souligné. Demandez à un hôtel d'offrir
gratuitement une chambre et demandez à l'ensemble des volontaires de
déterminer la personne qui mérite le plus la récompense.
Les formules gagnantes -
Évitez les surprises
Tous ont des questions. Combien l'activité nous coûtera-t-
elle? Combien de volontaires avons-nous besoin? Combien d'argent ferons-nous?
Combien de billets vendrons-nous? Une formule nous rendrait la tâche
tellement plus facile.
Naturellement, ce n'est pas aussi simple que cela. Chaque activité
est différente. Chaque groupe sans but lucratif est distinct. Il faut
tenir compte de milliers de facteurs.
Malgré tout, on peut proposer certaines formules qui peuvent vous
aider dans votre planification, même si elles ne constituent que des
approximations. Vous remarquerez que les écarts sont
considérables.
FORMULE No 1 LE COUT PAR DOLLAR COLLECTÉ
Attendez-vous à dépenser 50 cennes pour chaque dollar
collecté
Vous obtenez ainsi un profit de 50 p. 100, ce qui n'est pas mal du tout. Il
y a mieux et il y a pire.
Des organismes déclarent parfois avoir tenu une activité sans
avoir dépensé une cenne. C'est admirable, mais leurs
méthodes comptables sont peut-être incorrectes. Ces organismes ne
tiennent peut-être pas compte de l'argent des autres. Si un commanditaire
vous accorde de fortes sommes, inscrivez-les à titre de dépenses
et à titre de revenus.
En outre, des organismes ne comptabilisent souvent pas les heures de travail
effectuées par le personnel et les frais généraux
découlant de l'organisation de l'activité. Cette pratique peut
donner aux planificateurs une fausse sensation de satisfaction. Ces coûts
sont réels et il faudrait les comptabiliser.
Naturellement, certains groupes peuvent perdre de l'argent : 2 ou 3 dollars
pour chaque dollar collecté.
Compte tenu des autres objectifs atteints, des dépenses
supérieures à 50 p. 100 peuvent être tout à fait
acceptables. Une activité peut engendrer peu ou pas de recettes, tout en
étant couronnée de succès si elle visait à :
- attirer l'attention des médias et obtenir de la publicité,
- remercier les donateurs, les volontaires ou le personnel,
- sensibiliser le public,
- trouver des donateurs ou des volontaires,
- faire participer les clients, les patients ou les usagers.
FORMULE No 2 LE NOMBRE DE VOLONTAIRES REQUIS
En plus des contributions financières, il faut 2 heures-
volontaires pour chaque centaine de dollars collectés
Autrement dit, les volontaires "rapportent" à l'organisme
50 dollars l'heure. C'est ce qu'ils produisent.
Bien sûr, ce montant peut varier considérablement. L'objectif
minimal devrait être de 10 dollars par heure- volontaire. Beaucoup
d'organisme demandent 4 heures-volontaires par 100 dollars, soit 25 dollars
l'heure.
Il est essentiel d'évaluer préalablement ce ratio, sinon vous
manquerez peut-être de volontaires. Réévaluez-le pendant le
déroulement des travaux et modifiez-le au besoin.
Bien des organismes n'inscrivent même pas le nombre
d'heures-volontaires, poste qui devrait être considéré
comme essentiel.
FORMULE No 3 NOMBRE MAXIMUM DE BILLETS VENDUS
Une personne peut vendre en moyenne dix billets
Il faut dix volontaires pour vendre cent billets. Bien des groupes
sous-estiment les difficultés de la vente des billets. Il peut en
résulter des conséquences désastreuses.
Plus le prix des billets augmente, plus le nombre de billets qu'une personne
peut vendre diminue. Les billets de 1 dollar se vendent manifestement plus
facilement que ceux de 100 dollars.
Cette règle semble valoir autant pour les billets d'une
activité que pour ceux d'une tombola.
La façon la plus facile de vendre les billets est de les offrir
à des amis. Les billets peuvent souvent se vendre dans une zone
commerciale, un centre commercial ou un centre communautaire. Néanmoins,
on peut obtenir habituellement de meilleurs résultats en ayant recours
à des tactiques accrocheuses. Les vendeurs ne doivent pas se contenter
de discuter assis à une table. Ils doivent aborder les gens.
Les ventes découlant d'annonces dans les médias rapportent
habituellement beaucoup moins que ne l'espèrent les organismes. Souvent,
les organismes ne récupèrent pas le coût de ces annonces.
En règle générale, 20 p. 100 des volontaires vendent 80
p. 100 des billets. Malheureusement, il n'est pas toujours possible de
prédire qui sera le meilleur vendeur.
Il faut se méfier des vendeurs qui achètent les billets qu'ils
doivent vendre, ce qui diminue d'autant le nombre de participants. Cette
situation embarrasse les organisateurs et, ce qui pis est, elle peut nuire
à la carrière des artistes, si les critiques en déduisent
qu'ils ne peuvent pas attirer beaucoup de monde.
Si vous êtes susceptibles d'avoir des places vides, vous devez avoir
un plan d'urgence. On peut réduire la superficie de certaines salles en
utilisant des cloisons amovibles. Dans les salles de spectacle à niveaux
multiples, on peut fermer un balcon ou une galerie. L'espace inoccupé
peut parfois permettre à votre groupe d'exposer davantage.
Une autre solution consiste à "remplir la salle d'invités
spéciaux". Selon la nature de votre activité, vous pouvez
inviter des personnes du troisième âge, des écoliers ou
encore des clients d'un organisme de services sociaux.
Les personnes qui auront payé le prix intégral seront peut-
être vexées, si elles découvrent par hasard que d'autres
ont obtenu leurs billets gratuitement ou au rabais. Vous pouvez annoncer qu'il
s'agit d'un service communautaire. Demandez qu'on souhaite la bienvenue aux
invités en les applaudissant.
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