Trop souvent, au cours d'une activité spéciale, les organismes sans but lucratif collectent peu d'argent en retour du travail qu'ils y ont mis. Les prix d'entrée, les recettes du bar payant et les dons ramassés dans le chapeau suffisent à peine à payer les frais et débours divers.

L'expérience acquise nous apprend que la distribution de formules de chèque peut multiplier les dons. Dans bien des cas, on a obtenu de si bons résultats qu'on a recueilli plus d'argent en permettant l'entrée gratuite qu'en exigeant un prix d'entrée.

Le conseil et le personnel sont contraints d'établir le prix des billets selon le plus petit dénominateur commun. Ils ne veulent exclure personne.

Pourtant, beaucoup donneraient davantage si on s'y prenait correctement. Vous craignez peut-être que cela pourrait ennuyer les autres donateurs. Si vous savez comment vous y prendre, vous réussirez au contraire à renforcer le moral et à accroître vos moyens financiers. Vous trouverez dans les paragraphes suivants ce qu'il faut dire et faire.

Mettez à la disposition des donateurs éventuels des formules de chèque et pressez-les de s'en servir s'ils n'ont pas apporté leur chéquier. Les formules de chèque font augmenter considérablement la moyenne des dons et vous permettent de collecter davantage que si vous passiez le chapeau.

Pourquoi fournir des formules de chèque? Moins de 25 p. 100 des hommes portent toujours sur eux leur chéquier. Chez les femmes, cette proportion varie entre 30 et 40 p. 100. Moins de femmes les apportent lorsqu'elles sont en tenue de soirée, car elles utilisent alors des sacs à main plus petits.

Avec des chèques, les gens sont libres de donner généreusement. Avec de l'argent comptant, ils craignent de manquer d'argent avant d'avoir le temps de passer à la banque.

En règle générale, si vous passez le chapeau, vous recueillerez des billets de 1, 2 et 5 dollars. Si vous y trouvez un billet de 20 dollars, le donateur a probablement pris de la monnaie dans le chapeau.

Les dons par chèque sont en moyenne de 10 dollars, mais dans certains cas, ils peuvent atteindre 100 et même 200 dollars. Les gens peuvent aussi vous remettre un ou plusieurs chèques postdatés, ce qui facilite la générosité.

S'ils utilisent les chèques, les donateurs reçoivent également un reçu aux fins d'impôt. Ils n'y ont pas droit s'ils donnent de l'argent comptant. En outre, et c'est peut-être encore plus important, vous trouverez sur le chèque le nom et l'adresse de chaque donateur, que vous pourrez rejoindre au cours des collectes de fonds ultérieures. Ces gens-là sont susceptibles de devenir des donateurs assidus.

Les moyens qui rapportent des dons plus importants

Vous devez faire votre demande juste avant l'entracte. Plus tard, certains seront peut-être déjà partis; plus tôt, les gens ne seront peut-être pas encore assez enthousiastes.

l. Dites aux gens que vous allez leur demander de l'argent, n'essayez pas de le leur cacher.

2. Soyez drôle. Dites qu'on vous a chargé de la "pause publicitaire". Certains font une imitation des télévangélistes. D'autres préfèrent garder un ton plus sérieux. Veillez cependant à ce que vos propos soient appropriés pour vous et pour l'auditoire.

3. Soyez calme. Si vous êtes nerveux, amenez quelqu'un avec vous et faites le discours à vous deux. De cette façon-là, l'un peut ajouter ce que l'autre a oublié de dire. N'hésitez pas à signaler à vos interlocuteurs que vous êtes nerveux; ils sont peut-être mal à l'aise et ainsi, vous aiderez tout le monde à se détendre.

4. Faites participer l'auditoire. Après avoir entendu un exposé sérieux ou de la musique, les gens donnent en général des signes d'agitation. Pour les préparer à faire un don, demandez-leur de participer à l'activité et non pas d'agir uniquement comme des observateurs passifs.

Commencez doucement. La plupart des gens sont gênés et sont peu disposés à participer. Il vous appartient par la suite de changer le rythme pour enthousiasmer l'auditoire.

Par exemple, un organisme pacifiste a déjà demandé à l'auditoire :

"Chuchotez Nous voulons la paix maintenant; dites-le maintenant à voix basse; répétez-le assez fort pour qu'on vous entende à l'extérieur; assez fort pour qu'on vous entende au centre-ville; maintenant, plus fort pour qu'on vous entende de la Colline parlementaire; plus fort pour qu'on vous entende à Washington; encore plus fort pour qu'on vous entende à Moscou; et maintenant à tue-tête pour qu'on vous entende partout sur la planète."

Il existe un nombre indéfini d'exemples :

"Nous voulons des rues sûres."

"Les enfants ont besoin d'un endroit pour jouer."

"L'intelligence est une denrée trop rare pour être gaspillée."

"L'art est la représentation de la civilisation."

Les associations s'intéressant à la musique pourraient demander à l'auditoire de chanter en choeur une brève chanson. Les associations sportives peuvent également chanter fort. De toute évidence, ce moyen ne cadre qu'avec certains groupes ou ne convient qu'en certaines occasions. Son effet est néanmoins puissant.

5. Expliquez concrètement pourquoi vous avez besoin d'argent. Exposez les problèmes, puis les solutions. Donnez le plus de détails possible sur les projets. Expliquez-leur par exemple que 5 dollars permettront d'acheter des livres scolaires à un enfant ou d'en vacciner dix. Vous pouvez également les sensibiliser au besoin de parrainer ces projets.

La "visualisation dirigée" est une méthode efficace. Un test a révélé que, si vous négligez cette étape, vous ne recueillerez que 25 p. 100 de l'argent que vous auriez pu collecter.

Vous pouvez facilement adapter cette méthode en fonction du domaine où oeuvre l'association : l'éducation, la santé, les arts, les sports ou les services sociaux. Elle vaut également pour les groupes de pression.

Supposons qu'il s'agit d'un groupe de défense de l'environnement. Après avoir demandé aux membres de cet organisme de fermer les yeux, vous leur dites ce qui suit : "Imaginez 30 dollars. Maintenant, imaginez- les en pièces d'une cenne. Imaginez combien pèsent 3 000 cennes noires, quel espace elles occupent. Faites semblant de les disposer par terre, en laissant un pouce ou deux d'espace entre chacune. Chaque cenne devient un gland qui germe et qui pousse. Il devient un jeune plant, puis un jeune arbre qui pousse sous vos yeux. Ensemble, ils forment maintenant un bosquet, puis un bois qui filtre les rayons du soleil et enfin, une forêt de chênes majestueux qui protègent les animaux et le sol tout en nous offrant un refuge naturel. Savez-vous combien il faut de glands pour reboiser un acre? Trois milles. Et chaque acre coûte 30 dollars. Allez-vous contribuer par vos dons ce soir à reboiser un acre de forêt?"

Si votre organisme est un groupe de pression ou s'il oeuvre dans le domaine de l'éducation, vous pouvez tenir les propos suivants : "Chaque cenne permet d'imprimer un dépliant éducatif. Seulement une cenne. Imaginez que tous ces dépliants sont disposés bout à bout sur le trottoir. Ils couvrent une distance de vingt pâtés de maison. Si une personne lit un dépliant, trois mille personnes prendront donc connaissance de votre message. Certains pourront naturellement les jeter après les avoir lus, mais d'autres les passeront à des amis. Chaque lecteur signifie une personne de plus qui est au courant de votre cause. Votre don de 30 dollars peut permettre de toucher trois mille personnes."

6. Dites-leur que vous n'utiliserez pas la culpabilisation pour obtenir des dons : "Certains n'ont pas les moyens de faire un don, mais s'ils diffusent notre message, en parlent à d'autres, ils peuvent être très utiles à la cause. A ceux qui ne peuvent donner que 15 ou 25 dollars, un gros merci...Nous veillerons à ce que cet argent soit utilisé au mieux."

7. Encouragez les gens à être généreux en disant : "Je sais qu'il y a dans l'auditoire une ou deux personnes qui peuvent se permet-tre de donner 100 ou 200 dollars. Je ne les nommerai pas, mais elles se connaissent. Nous espérons que vous donnerez ce que vous pouvez."

Ces propos rapportent toujours au moins un ou deux dons de cette ordre. Vous recevrez également des dons de 50 et de 75 dollars parce que vous avez fixé un objectif élevé.

8. C'est maintenant le moment de distribuer les formules de chèque. Demandez à des volontaires de les remettre au premier occupant de chaque rangée ou de chaque table pour qu'ils les fassent circuler.

Si cette solution est impossible, vous devrez avoir préalablement inséré les formules de chèque dans le programme de la soirée, si vous en remettez un à chaque participant.

Expliquez à l'auditoire que les formules de chèque visent à aider ceux qui veulent donner davantage, mais qui n'ont pas leur chéquier sur eux. Précisez à ceux en possession de leur chéquier le nom de l'organisme à l'ordre duquel ils doivent faire leur chèque.

9. Si jamais c'est possible, annoncez à ce moment-là un don qui lancera la campage. Vous aurez au préalable demandé à une personne bien connue de faire, sur scène, un don plus élevé que la moyenne. Cette personnalité devra être une personne que l'auditoire respecte et à laquelle il peut s'identifier. Évitez les gens trop riches. Rien n'est plus contagieux que l'exemple.

10. Vers la fin de votre discours, faites circuler des contenants dans l'auditoire pour recueillir des dons. Ne vous contentez pas de demander aux participants de remettre leur don à la sortie ou à la table de renseignements. Dans la bousculade à la sortie, les gens seraient peut-être incapables de remettre leur don ou ils oublieraient tout simplement de le faire. Les contenants devraient être assez hauts pour ne pas déborder et pour que les gens puissent déposer leurs dons sans qu'on les voit. Préparez le terrain en mettant dans le contenant un chèque plié et quelques gros billets.

11. Pendant que les contenants circulent, précisez certains autres points importants. Vous pourrez ainsi meubler les quelques minutes pendant lesquelles les gens se concentrent sur leur don. L'entracte pourra débuter lorsque les contenants auront fait le tour de l'auditoire.

Voici quelques points que vous devrez préciser :

A. Annoncez que les personnes ignorant leur numéro de compte n'ont qu'à indiquer leur numéro de téléphone sous l'adresse, et qu'un volontaire les rappellera d'ici quelques jours. Veillez à ce que votre personnel soit prêt à le faire.

B. Distribuez des stylos à ceux qui n'en n'ont pas.

C. Dites aux gens que vous acceptez toujours de l'argent comptant.

D. Essayez d'obtenir le plus de noms et d'adresses possible et demandez à ceux qui ne peuvent pas donner de faire partie d'une chaîne téléphonique ou d'un réseau dont vous avez besoin de toute urgence. Vous pouvez aussi leur demander d'inscrire leur nom sur votre liste d'adresses. Cette dernière solution est la moins efficace. Vous pouvez également les inviter à inscrire leur nom et adresse à l'endos d'une formule de chèque et à la déposer dans le contenant.

E. Encouragez les gens à remettre des chèques postdatés. Proposez-leur de donner par exemple 25 dollars par mois pendant quatre mois ou 10 dollars par mois pendant dix mois. Les gens peuvent ainsi donner plus d'argent sans grever leur budget.

F. Expliquez comment remplir les formules de chèque, ligne par ligne. Il y en a toujours qui oublient de signer ou qui inscrivent la mauvaise date.

12. Terminez en insistant sur les raisons pour lesquelles le besoin est si pressant.

13. Avant la fin de l'activité, revenez dire combien l'association a recueilli et remerciez chaleureusement l'auditoire. Par vos remerciements, les gens se sentiront appréciés et, surtout, vous encouragerez d'autres dons. Ces marques d'appréciation entraînent une augmentation de 10 p. 100 des fonds collectés.

Vous devez cependant faire attention et vérifier auprès des banques afin de voir si elles imposent des frais de service supplémentaires sur les formules de chèque qui ne possèdent pas les codes à encre magnétique. Habituellement, le signataire du chèque paie malheureusement ces frais. Les banques peuvent cependant en exempter ceux qui donnent aux organismes sans but lucratif. Si elles n'accordent pas cette exemption, elles pourraient laisser l'organisme payer ces frais à la place des donateurs, ce qui vaut la peine dans le cas de dons importants. Si cette dernière solution se révèle impossible, téléphonez aux donateurs qui possèdent des comptes dans ces établissements. Expliquez-leur la situation et demandez-leur de faire parvenir un autre chèque.

Encouragez les participants à utiliser leurs propres chèques dans la mesure du possible. Les formules de chèque permettront cependant aux personnes d'être généreuses même si elles n'ont pas leur chéquier. Il existe différentes formules de chèque. Vous pouvez en dactylographier, en photocopier ou vous en procurer à la papeterie.

Dans le coin supérieur gauche, laissez un espace pour que les gens écrivent

• leur nom,
• leur adresse complète, y compris le code postal,
• leur numéro de téléphone.

Dans le coin supérieur droit, laissez un espace pour

• la date,
• le montant en chiffres.

Au milieu,

• inscrivez le nom de l'association à l'ordre de laquelle le chèque est fait,
• laissez un grand espace pour le montant en lettres.

Dans le coin inférieur gauche, laissez des espaces,

• pour le nom de la banque, de la société de fiducie ou de la caisse de crédit,
• pour l'adresse de la succursale,
• pour le numéro de compte.

Dans le coin inférieur droit,

• tracer une ligne pour la signature.

Laissez un espace d'un demi-pouce au bas de la page pour les codes bancaires.

Inscrivez à un endroit le nom et l'adresse de votre association. Certains voudront rapporter les chèques à la maison, donc prenez toutes les mesures pour faciliter l'envoi ultérieur des dons. N'encouragez cependant pas cela! Si le don est déductible d'impôt, indiquez le numéro d'enregistrement de l'organisme de charité.

L'extrémité gauche du chèque sera détachable et servira de reçu temporaire. Ainsi, les donateurs n'oublieront pas d'inscrire le montant dans le bilan de leur chéquier. Vous réduisez ainsi le nombre de chèques sans provision, qui entraînent des frais supplémentaires élevés. Vous évitez également la pénible tâche de demander aux donateurs de nouveaux chèques.

Vous pouvez en outre remettre des feuilles de versement par carte de crédit. Les dons par carte de crédit ont tendance à être 20 p. 100 plus élevés que ceux par chèque. Vous n'avez pas besoin d'appareil spécial. Vous n'avez qu'à inscrire le numéro de la carte, la date d'expiration, le montant ainsi que le nom et l'adresse du donateur. Si vous n'êtes pas équipés pour recevoir les dons par carte de crédit, la plupart des banques et des sociétés de fiducie peuvent vous montrer la technique, qui est simple et peu coûteuse.

Vous pouvez également prévoir des cases à cocher pour les personnes qui souhaitent travailler comme volontaires, obtenir plus de renseignements ou recevoir un reçu aux fins d'impôt.

N'imprimez pas vos formules de chèque dans une brochure ou sur un autre document qu'il faudrait déchirer. Le chèque peut, bien sûr, être agrafé à un autre document.

La participation de célébrités ou de musiciens de premier ordre peut attirer beaucoup de monde. Vous pouvez obtenir cette participation gratuitement.

La célébrité pourrait être...

• une vedette de cinéma,
• une vedette des médias,
• un homme politique ou un ambassadeur,
• un athlète célèbre,
• un artiste,
• un auteur.

Habituellement, il est plus facile d'obtenir la participation des célébrités que celle des musiciens. Ces derniers gagnent leur vie en jouant devant le public et leur participation leur demandera beaucoup d'efforts. Les célébrités peuvent considérer qu'il s'agit d'une occasion d'appuyer une cause qui leur tient à coeur et de promouvoir leur carrière sans trop de peine.

Néanmoins, n'essayez pas de les convaincre en faisant valoir toute la publicité gratuite qu'elles retireront de leur participation. A moins d'être d'envergure, les activités n'ont guère à offrir aux célébrités sur ce plan. Elles pourraient probablement obtenir davantage de publicité par des moyens plus faciles.

La meilleure façon d'obtenir la participation d'une célébrité est de profiter de son passage dans votre région, notamment pour y jouer dans un film ou dans un tournoi, pour y visiter ses parents et amis ou encore pour y donner un spectacle. Vous ne serez peut-être pas tenu d'épuiser des trésors d'imagination pour la convaincre de participer à votre activité.

Il ne faut pas se faire trop d'illusions. Il peut être merveilleux d'obtenir la présence d'une célébrité, mais sa participation pourrait nécessiter des costumes, une scène spéciale, des effets d'éclairage, des appareils de sonorisation, des musiciens et bien d'autres choses.

La présence d'une personne connue à une simple soirée donnée en son honneur pourrait constituer une bien meilleure solution. Cette solution exige moins de la célébrité et de vous. Les participants peuvent également préférer avoir l'occasion de causer avec la célébrité au lieu de participer passivement à l'activité. Il en résulte une atmosphère plus intime et plus excitante. Il est également plus agréable de se vanter d'y avoir participé.

Vous obtiendrez une activité spéciale parfaite si vous ajoutez une réception avant ou après le spectacle. Au lieu d'être aux prises avec toutes les complications découlant de l'organisation du spectacle, profitez d'un concert ou d'un spectacle qui se tiendra dans votre ville. Un producteur est davantage en mesure d'organiser le spectacle. Vous invitez la vedette à la réception. Vous vendez les billets du spectacle et de la réception privée. Les dépenses étant plus faibles, les profits nets seront peut-être plus élevés que si vous aviez organisé le spectacle.

Essayez de trouver un rapport entre une personnalité et votre cause. Un hôpital d'Ottawa avait par exemple examiné la liste des bébés nés dans cet établissement. On s'est aperçu que le nom de l'imitateur Rich Little y figurait. Non seulement il a accepté de participer à une activité au profit de l'hôpital, mais encore il a amené un ami...Frank Sinatra. L'hôpital a recueilli des milliers de dollars.

Vérifiez la liste des invités, anciens comme nouveaux. Vous y trouverez peut-être des noms intéressants : clients, anciens, patients ou autres personnes.

Un autre organisme de bienfaisance avait appris qu'une vedette rock aimait la pêche à la truite. Fort heureusement, il y avait, à proximité, des lieux de pêche à la truite comptant parmi les plus réputés au monde. Les responsables de l'organisme ont donc invité la vedette à venir passer une semaine au pavillon de pêche appartenant à une personne en vue. En retour, la vedette devait participer à l'activité organisée. Elle a accepté, l'activité s'est révélée un franc succès et la pêche a été excellente. Tous étaient ravis.

Le cahier des spectacles d'un journal et des magazines sur le monde du spectacle vous permettront d'en apprendre beaucoup sur ce que les célébrités aiment et n'aiment pas. Ces renseignements vous seront utiles dans l'organisation d'un spectacle de bienfaisance.

Dans la mesure du possible, essayez de rejoindre directement la vedette sans passer par son impressario, dont la tâche consiste à protéger la vedette contre les personnes qui demandent ce genre de faveur. Après tout, l'impressario touche 10 p. 100 des recettes gagnées par la vedette. En participant à un spectacle de bienfaisance, la vedette ne gagne rien et 10 p. 100 de rien ne permet pas de payer les factures.

Essayez plutôt de rejoindre l'artiste directement. Les journalistes du monde du spectacle dans les médias locaux pourront de plus vous aider à cet égard. Ils peuvent contacter les artistes afin d'obtenir une interview, au cours de laquelle ils soulèveront la question.

Bien des artistes sont membres de guildes, notamment les musiciens, les acteurs ou les écrivains. Obtenez leur autorisation avant la tenue du spectacle. Dans certains cas, vous devrez peut-être payer les tarifs de la guilde, qui ne sont pas élevés.

Nancy White chante à bien des spectacles-bénéfices. Lors d'un dîner au Grass Roots Network à Toronto, elle a expliqué en toute franchise comment il faudrait traiter les artistes. En voici quelques extraits :

LA FACON DE DEMANDER LA PARTICIPATION GRATUITE

Vous pouvez aborder l'artiste en lui disant : "Cela nous aiderait tellement", ou "Lorsque votre nom a été proposé, tous ont applaudis", ou même "J'ai vu votre spectacle et vous y étiez exceptionnel". Cependant, ne faites pas comme une personne qui m'a déjà dit : "Quelqu'un m'a donné votre nom et votre numéro de téléphone. Qu'est-ce que vous faites au juste?"

Vous demandez à des musiciens d'appuyer votre cause, mais réciproquement, avez-vous déjà assisté à un de leurs spectacles? Un petit service en attire un autre.

Une lettre a parfois plus d'effet qu'un appel téléphonique parce que vous pouvez y inclure de la documentation attrayante.

L'ARGENT

Il importe avant tout de savoir qu'un concert n'est pas un moyen facile de faire beaucoup d'argent. En fait, vous aurez obtenu probablement tout un succès si vous faites vos frais.

Il faut beaucoup d'argent pour louer la salle, le système de sonorisation et le matériel d'éclairage ainsi que pour payer les techniciens et la publicité. Il faut beaucoup de publicité : s'il s'agit d'un spectacle de premier ordre, il vous faudra des affiches, des billets et des programmes.

La vedette voudra peut-être participer gratuitement, mais ses musiciens voudront probablement être payés. Vous devrez négocier des cachets raisonnables avec eux, même s'il s'agit de montants symboliliques, comme 50 dollars par musicien. Vous devrez également acquitter leur note de frais.

Naturellement, le spectacle de bienfaisance peut vous rapporter plus que de l'argent, particulièrement si vous savez comment vous y prendre. Il rehausse l'image de marque de votre organisme. Si vous êtes chanceux, des spectateurs, qui sont venus uniquement pour assister au spectacle, pourraient s'intéresser à votre cause. C'est l'occasion d'obtenir des noms pour votre liste d'adresses, de distribuer de la documentation et peut-être de vendre des affiches ou des cassettes.

LES SACRIFICES FAITS PAR LES MUSICIENS

Lorsque vous demandez à un musicien de jouer, vous lui demandez plus de temps que la durée du concert. Les musiciens doivent se rendre à la salle au cours de l'après-midi. Ils doivent transporter tous leurs instruments et tout leur équipement. La mise au point pourra nécessiter des heures de travail ennuyeux. Tous les musiciens doivent régler le son. Enfin, il faudra peut-être tenir une répétition spéciale.

En fait, ils pourraient perdre de l'argent en participant à votre spectacle, car non seulement ils vous consacrent une soirée, mais encore ils devront peut-être sacrifier une semaine entière. Quelques groupes de musiciens peuvent jouer en semaine et peuvent toujours essayer de dire aux producteurs qu'ils ne pourront pas jouer devant les salles combles du samedi soir.

Un concert de bienfaisance peut également nuire à un artiste dans une tournée ultérieure. S'il participe à un concert de bienfaisance à Saskatoon, il ne pourra pas y revenir avant peut- être une autre année. L'auditoire est une ressource restreinte qu'il ne faut pas surexploiter.

UN PROGRAMME BIEN AÉRÉ

Il est important de ne pas surcharger le programme de la soirée. Vous comprendrez la frustation de l'artiste qui, après

avoir tout planifié dans ses moindres détails, se fait dire au dernier moment : "Pourriez-vous ramener la durée de votre numéro à 10 minutes?"

L'idéal serait un numéro de 20 minutes pour mettre la salle en train, un entracte et enfin le numéro principal qui durerait entre 45 et 60 minutes.

LES DISCOURS

Il vaut mieux restreindre le plus possible la durée des discours, sauf si votre conférencier sait réellement charmer votre auditoire ou si vous devez faire une communication importante.

LE PROFESSIONNALISME

Supposons que je chante à l'occasion d'un concert-bénéfice. Si le son est mauvais et le système d'éclairage consiste en une lampe de poche braquée sur mon visage, cela pourra réellement nuire à ma carrière. Les personnes qui ne m'ont jamais en- tendue auparavant croiront que je suis lamentable. En outre, ce n'est pas juste envers ceux qui ont payé 8 dollars ou plus pour le billet.

QUAND FAUT-IL_APPELER

Les artistes travaillent tard la nuit et n'ont pas d'horaire régulier. N'appelez jamais un musicien avant midi. Ils réagissent à un appel téléphonique fait à 9 heures de la même façon que vous réagiriez si votre téléphone sonnait à 5 heures. Ce n'est pas le moment idéal de demander une faveur.