Un programme peut vous être utile de plusieurs façons différentes. Il peut être simple : une feuille de papier photocopiée, dont les deux côtés contiennent les renseignements et que l'on plie pour en faire un dépliant de quatre pages. Le programme peut cependant être un superbe document en couleurs de plusieurs pages. Quelle que soit sa qualité, voici ce qu'il faut faire.

1. REMERCIEZ LES DONATEURS ET LES VOLONTAIRES dans le programme. L'importance d'un don est souvent proportionnelle à la publicité que le donateur peut en tirer. Certains commanditaires, en particulier les entreprises, aiment obtenir de la publicité gratuite dans le programme.

Lorsque vous invitez des dirigeants politiques,des diplomates, des personnalités religieuses et d'autres dignitaires, vous devez inscrire leur nom dans le programme selon le protocole, ce qui dictera l'ordre dans lequel ils iront prendre place à la table d'honneur.

Demandez toujours au personnel de l'invité des précisions sur l'ordre des préséances ou consultez des ouvrages sur cette question à la bibliothèque.

2. ASSUREZ-VOUS QUE LE PROGRAMME CONTIENT DES RENSEIGNEMENTS SUR VOTRE TRAVAIL. Tous les participants devraient en apprendre davantage sur votre organisation en lisant le programme. C'est particulièrement important si l'activité est notamment un casino, où les participants ne connaîtront peut-être pas très bien votre organisation.

3. INSÉREZ UN FORMULAIRE DE DON DANS LE PROGRAMME. Certains souhaitent peut-être faire parvenir une contribution supplémentaire. Vous pouvez utiliser une enveloppe-réponse affranchie, si vous croyez recevoir des dons après la tenue de l'activité. Vous recevrez naturellement peu de réponses, mais les quelques dons supplémentaires justifient cette démarche.

4. FAITES IMPRIMER LE PROGRAMME GRATUITEMENT. Cela aide à réduire les coûts. N'oubliez surtout pas de remercier dans le programme la personne ou les personnes qui l'ont imprimé. Ces remerciements pourront amener d'autres personnes à imprimer gratuitement. Ils permettront également de rassurer les autres donateurs, qui aiment savoir que leurs dons sont consacrés à la cause défendue par votre association et non pas aux frais d'imprimerie. Non seulement vous devez être un administrateur avisé de leur argent, mais encore vous devez en avoir toutes les apparences.

Après que l'imprimeur a terminé la composition des caractères, la confection des épreuves et la mise en page du texte, ne manquez pas de lui demander les travaux d'imprimerie. Avec quelques petites modifications, vous pourrez peut-être économiser de l'argent sur l'impression du programme de l'année prochaine ou sur d'autres travaux analogues.

5. RECRUTEZ DES VOLONTAIRES.

Insérez dans le programme, un simple formulaire qui pourra s'ajouter aux autres. Demandez aux gens qui souhaiteraient devenir volontaires de remplir ces formulaires en donnant leurs noms et leurs numéros de téléphone. Vous pourriez également leur demander le travail bénévole qu'ils souhaiteraient faire ou les compétences qu'ils possèdent.

6. OFFREZ DE CONTACTER LES PERSONNES QUI DÉSIRERAIENT PLUS DE RENSEIGNEMENTS.

Un organisme a déjà reçu un don de 10 000 $ d'une société commerciale. Un représentant de cette dernière, qui avait participé à l'activité spéciale, avait inscrit sur un formulaire disponible son nom et son adresse tout en demandant aux organisateurs de le contacter.

7. DEMANDEZ AUX PARTICIPANTS D'ÉVALUER ANONYMEMENT L'ACTIVITÉ.

Lorsqu'on leur demande de vive voix leurs commentaires, les personnes, de peur de sembler impolies, préfèrent répondre qu'elles ont aimé l'activité plus que ce n'est le cas en réalité. Un questionnaire, que l'on peut remplir sous le couvert de l'anonymat, permet d'obtenir des réponses plus justes et des détails additionnels.

Comment pourrait-on améliorer l'activité la prochaine fois?

Retenez différents facteurs : la pièce, les rafraîchissements, les allocutions, le spectacle, etc. Ne demandez pas aux répondants d'accorder une valeur variant entre un et dix, car ils ignorent souvent si un signifie la cote la plus élevée ou la plus basse. Demandez-leur d'encercler les réponses TRES BON, BON, PASSABLE, FAIBLE OU TRES FAIBLE. Laissez beaucoup d'espace pour les commentaires personnels.

8. VENDEZ LE PROGRAMME, PARTICULIEREMENT S'IL EST DE QUALITÉ SUPÉRIEURE.

Les spectateurs assistant à des concerts de rock, à des rencontres sportives et à des manifestations artistiques achètent souvent au prix fort les programmes souvenirs. Il n'est pas rare de payer entre 5 et 25 dollars. L'achat du programme doit cependant être facultatif et la qualité doit justifier le prix.

Voici comment un organisme s'y est pris. Le Hadassah Bazaar avait décidé que sa vente annuelle avait pris une telle envergure que les participants avaient besoin de cartes pour s'y retrouver. Le Toronto Sun accepta d'imprimer les cartes, d'y ajouter des articles et de vendre de la publicité aux annonceurs. Les recettes brutes de l'activité s'élevèrent à 60 000 dollars, dont 40 000 provenaient des cartes.

9. VENDEZ DE LA PUBLICITÉ AUX ANNONCEURS.

Ayez recours à ce moyen uniquement s'il permet une utilisation efficace du personnel et des volontaires. Les vendeurs de publicité d'un quotidien ou d'une station de radio pourront vous être utiles. Si cette vente est susceptible de ne pas rapporter beaucoup, n'y consacrez pas trop d'énergie.

Il y a tant d'organismes qui tiennent des activités spéciales que le public peut ne pas savoir quoi faire. Laquelle faut-il appuyer? Les mises au défi peuvent donner le coup de pouce nécessaire. Elles peuvent stimuler les personnes ayant l'esprit de compétition. Elles permettent de renforcer le moral ainsi que l'appartenance au sein d'un groupe, d'une école ou d'une collectivité. Elles peuvent également multiplier les fonds.

Comment ce procédé fonctionne-t-il? Une personne ou une organisation fait un don en argent ou en nature pour ensuite mettre les autres au défi d'en faire autant. Il peut en découler des surenchères, qui provoquent l'enthousiasme et rapportent de l'argent. Voici plusieurs exemples de mises au défi :

LES MISES AU DÉFI FAISANT APPEL AU SENS COMMUNAUTAIRE

"Je mets tous les autres motocyclistes au défi d'apporter un ours en peluche aux enfants."

"La polyvalente du Fjord met toutes les autres polyvalentes au défi de participer à un marathon de danse de 24 heures au profit..."

Ces défis sont souvent diffusés à la radio ou à la télévision dans le cadre d'un radiothon ou d'un téléthon. Les clubs sociaux, les cercles, les clubs sportifs et les conseils d'écoles secondaires participent souvent de bon coeur. Deux villes peuvent se mettre au défi, les maires respectifs y prenant une part active.

LES MISES AU DÉFI PAR DES ENTREPRISES

"Le Libre-service Boulianne donnera à _____________ 50 cennes chaque fois qu'un automobiliste fera le plein samedi prochain en utilisant son coupon."

"Le Lundi de la tasse à un dollar, quiconque paie 1 dollar pour un café au Fin Muffin reçoit un muffin gratuitement. Les recettes seront versées à _____________ ."

Pétro-Canada a eu recours à ce procédé sur une grande échelle, dans le cadre de son Relais du flambeau olympique. McCain rachetait les coupons sur ses produits, donnant 50 cennes aux consommateurs et versant un montant équivalent à la Fondation canadienne contre la faim au profit d'un projet d'aqueduc en Afrique. Le tout a rapporté 100 000 dollars. Les franchisés de McDonald tiennent régulièrement des Jours McJoyeux pour collecter des fonds. Beaucoup de commerçants locaux et de petites entreprises entreront également en action.

LES MISES AU DÉFI CONDITIONNELLES

"Paul donnera 2 500 dollars si quelqu'un d'autre en fait autant."

"Une fondation donnera 75 000 dollars si nous obtenons 25 000 dollars."

Certains veulent faire démarrer le tout. Lorsqu'on craint que le projet ne pourra pas démarrer faute de fonds, le don conditionnel est tout indiqué. S'ils n'obtiennent pas ce qu'ils demandent, les dona- teurs s'en lavent les mains. Les fondations ont maintenant recours à ce moyen pour empêcher les organismes sans but lucratif de devenir indépendants.

LES SUBVENTIONS DE CONTREPARTIE DE LA PART DES GOUVERNEMENTS

"Le gouvernement provincial donnera 3 dollars pour chaque dollar que le public versera aux victimes de la tornade/de la sécheresse/de l'inondation/de l'incendie."

Sur le plan fédéral, l'ACDI accordera des subventions de contrepartie dans le cadre de son aide au développement international. L'Agence peut contribuer jusqu'à 9 dollars pour chaque dollar versé. Des gourvernements provinciaux offrent également la même contribution. Ainsi, les travaux effectués dans le Tiers-Monde reçoivent 18 dollars pour chaque dollar que les résidents de certaines provinces donnent.

LES SUBVENTIONS D'APPOINT

"Notre compagnie versera 1 dollar pour chaque dollar versé par un de nos employés au profit de l'université."

S'adressant surtout aux universités et aux autres établissements d'enseignement, les subventions d'appoint sont néanmoins souvent offertes à d'autres. La proportion de la subvention varie entre 50 et 200 p. 100. Habituellement, l'employé doit remplir le formulaire de sa société pour demander la subvention d'appoint.

Où pouvez-vous vous procurer la liste des sociétés qui offrent ces subventions? Consultez le Bureau des anciens de l'université la plus proche. Il possède habituellement ces renseignements, dont il se sert pour demander des dons à ses diplômés. Il pourra peut-être vous faire profiter de ces renseignements. IBM, Levi-Strauss et Manufacturers' Life comptent parmi les nombreuses sociétés offrant ce genre de subventions.

Certaines préfèrent accorder leurs subventions à des organismes sans but lucratif au sein desquels leurs employés sont des volontaires actifs. Demandez à vos donateurs où ils travaillent.

Le nom et l'adresse des acheteurs de billets peuvent se révéler un outil précieux quelle que soit votre activité. Ceux qui appuient votre cause une fois le feront probablement encore.

Comment obtenir les noms et les adresses?

Les prix de présence constituent la méthode la plus efficace. Il faudrait donner plus d'un prix : peut-être 12 ou même davantage. Plus les chances de gagner seront grandes, plus on sera intéressé à participer.

Des prix ordinaires feront l'affaire. Essayez de les obtenir gratuitement. Un restaurant offrira peut-être un dîner pour deux. Un cinéma pourrait accorder des billets de faveur. Un éditeur pourrait faire don d'un beau livre d'art grand format. Pour connaître d'autres idées, consultez les chapitres portant sur la façon d'obtenir presque tout gratuitement et sur les ventes aux enchères.

Si vous êtes un groupe de pression, les pétitions constituent un excellent moyen, car elles contiennent les noms et les adresses des personnes qui ont à coeur les mêmes causes que vous. Pourtant, la plupart des associations sans but lucratif n'entrent jamais en contact avec les pétionnaires. Signalez-leur les résultats de la campagne et demandez-leur de participer aux étapes ultérieures. Vous aurez ainsi l'occasion de tisser des liens qui auront leurs récompenses sur le plan politique et financier.

Dans certaines circonstances, faire signer les participants dans un livre à l'entrée donne des résultats là où d'autres procédés peuvent échouer. Toutefois, beaucoup omettront de le signer, particulièrement s'il y a foule à l'entrée. D'autres écriront illisiblement ou ne laisseront qu'une adresse incomplète.

Vous pouvez obtenir du succès en tirant des prix de présence, lorsque l'activité se tient dans un lieu public : centre communautaire, bibliothèque, piscine, gymnase, salle d'exposition. Demandez aux participants de jeter leur carte d'affaires dans une boîte ou un bocal déposé là où il y a beaucoup de va-et-vient. Mettez du papier et des crayons à la disposition de personnes ne possédant pas de carte d'affaires. Faites tirer des prix.

Vous obtenez ainsi des renseignements supplémentaires :

• le métier ou la profession des participants vous permettra de découvrir les personnes ayant des talents de recruteur, notamment les comptables, les écrivains et les vendeurs;
• les contacts pourront amener des dons de la part de sociétés commerciales; si des dirigeants de sociétés commerciales participent à votre activité, envisagez de solliciter leur appui dans des demandes;
• le nombre de participants pourra vous être utile lorsque vous demandrez des subventions; si vous pouvez montrer qu'un nombre important d'employés d'une société commerciale a assisté à votre activité, vous augmentez d'autant vos chances d'obtenir une subvention d'elle.

Que faites-vous de ces noms?

Il convient d'entrer en contact avec ces personnes au moins une fois par année.

Ne tardez pas à leur écrire. Faites-le une ou deux semaines après la tenue de votre activité spéciale afin de les remercier, de leur signaler les résultats de votre campagne et de leur demander de vous faire parvenir d'autres dons afin d'atteindre l'objectif ou de faire démarrer la deuxième étape.

Trois ou quatre mois après la tenue de votre activité, écrivez-leur ou téléphonez-leur pour solliciter leur aide à l'égard de différents projets.

Invitez-les à votre prochaine activité spéciale. La moitié des personnes qui se sont bien amusées à une activité annuelle reviendront l'année suivante. S'il y a plusieurs activités au cours d'une même année, il convient peut-être de réinviter ceux ou celles qui ont assisté à une d'entre elles. Faites toutefois preuve de discernement. Par exemple, vous ne voulez peut-être pas inviter à votre bufffet gastronomique de 175 dollars le couvert les participants au concours du plus grand mangeur de pizzas.