Une bonne campagne de collecte de fonds ne doit pas vous apporter que de l'argent. En fait, si vous n'obtenez que ça, elle ne se révélera peut-être pas vraiment un succès à long terme.

Les fonds obtenus peuvent permettre de financer des travaux importants, mais bientôt, les ressources sont épuisées même si l'on en a encore besoin. Les ressources financières sont tellement restreintes et les besoins, tellement illimités.

Heureusement, les activités spéciales ne rapportent pas uniquement de l'argent.

Elles permettent de refléter l'image de l'organisme et de véhiculer à l'intention du public des renseignements sur lui et sur ses projets. On les appelle les outils de promotion. Ils sont abstraits, mais ils ont un pouvoir effectif. Employés d'une façon appropriée, ils facilitent la prochaine collecte de fonds. Ils ne sont pas synonymes de relations publiques. A la fin du présent chapitre, vous en trouverez une énumération.

Cependant, ils servent trop souvent d'excuses. Après la tenue d'une activité qui n'a pas rapporté beaucoup d'argent, les organisateurs pourraient se consoler et essayer de calmer les membres du conseil en leur faisant valoir les résultats que les outils de promotion entraîneront. Ce faisant, ils surestiment peut-être la réalité.

Les outils de promotion ne sont pas fortuits. Il faut penser à leur planification dès le début.

Il est également facile d'en mesurer les résultats.

Supposons que vous avez un diaporama sur les projets de votre organisme. Les participants y apprendront-ils du nouveau? Vous adressez-vous à des convertis?

Vous pouvez essayer un test très simple avant et après la projection. Déterminez préalablement cinq ou dix points que vous voulez faire connaître à votre auditoire. Avant la projection, demandez à votre auditoire de remplir un très bref questionnaire à choix multiples. Répétez l'exercice après la séance.

Si les participants ont obtenu de très fortes notes avant la pro- jection, le contenu était alors trop simple. Si les notes ont augmenté, vous avez obtenu l'effet escompté. Si elles ont baissé, et cela arrive vraiment, vous avez embrouillé les participants.

Une autre erreur commune consiste à surestimer la couverture assurée par les médias. Ces derniers ont peut-être mentionné le nom de votre organisme, mais les gens s'en souviendront-ils? L'associe-t-on à des valeurs positives qui améliorent votre image ou précisent vos objectifs? Les médias figurent-ils parmi ceux que respectent vos donateurs les plus importants? Il ne s'agit pas uniquement de mesurer le nombre de colonnes ou de lignes dans un journal ou encore le nombre de secondes de diffusion. La qualité est plus importante que la quantité.

Les stimulants sont encore plus importants que les outils de promotion, car ils permettent d'améliorer la capacité de collecter plus d'argent à long terme.

Une activité vaut plus que l'argent qu'elle permet de recueillir, si elle facilite la collecte ultérieure de fonds. Par exemple, les personnes accepteront-elles de participer de nouveau? Avez-vous pris en note les noms et adresses? Avez-vous prévu des moyens afin de les contacter sous peu?

Après une activité spéciale réussie, les donateurs et même les volontaires peuvent se sentir stimulés. Au lieu d'appréhender la tenue de la prochaine activité, ils sont impatients de l'entreprendre. Les organisateurs ont acquis de nouvelles compétences, ils ont établi de nouveaux contacts et ils se sentent récompensés de leurs efforts.

Vos collaborateurs doivent avoir le sentiment que vous tirez profit de leur participation et que vous ne gaspillez pas leurs talents.

Voici les différentes possibilités réparties en trois catégories :

L'argent (ressource non renouvelable)

[] argent comptant
[] chèques
[] mandats
[] dons par carte de crédit
[] dons de biens et de services
[] dons postdatés
[] engagements

Les outils de promotion (qui vous ouvriront des portes demain)

[] publicité
[] image de marque
[] contacts établis avec les gens
[] crédibilité
[] sensibilisation
[] motivation
[] adhésions à votre groupe
[] bonnes relations communautaires

Les stimulants (qui vous permettront à long terme de collecter davantage)

[] possibilités de reprendre les bonnes idées
[] formation de leaders
[] nouveaux volontaires
[] volontaires et personnel regaillardis
[] noms et adresses des nouveaux donateurs à revoir
[] diversification des sources de financemen

Il existe des milliers d'idées différentes, mais elles se résument toutes à ceci : apporter aux donateurs quelque chose en retour de leur argent.

L'avantage le plus important d'une activité spéciale, c'est qu'elle facilite la tâche à ceux qui craignent de demander de l'argent. Elle peut donner l'occasion de sensibiliser le public, de faire de la publicité et de trouver de nouveaux alliés.

Quels sont les problèmes?

En fait, il y a énormément de ressemblances entre l'organisation d'une activité spéciale et le démarrage d'une entreprise commerciale. Bien des organismes sans but lucratif répugnent à penser qu'ils ont des points communs avec le monde des affaires. Les similitudes sont pourtant frappantes.

Donnez un souper et vous ouvrez un restaurant pour un soir. Organisez un concert et vous vous lancez dans le monde du spectacle. Concevez et vendez vos cartes de Noël et vous vous trouvez dans le secteur de la fabrication et du commerce de détail.

Dans n'importe laquelle de ces entreprises, les profits peuvent être minces, même si elles sont dirigées par des spécialistes à longueur d'année. Des restaurants font faillite tous les ans. Exception faite d'une poignée de vedettes, les musiciens sont d'une pauvreté légendaire. Les ventes des magasins de cartes de voeux chutent au fur et à mesure que les tarifs postaux augmentent. La plupart des petites entreprises s'attendent à tirer le diable par la queue pendant trois à cinq ans avant d'atteindre le seuil de la rentabilité.

Est-il beaucoup plus difficile à des amateurs de bien s'en tirer? Demande-t-on à quelqu'un d'ouvrir une entreprise, de l'exploiter pendant une seule soirée et d'obtenir sur-le-champ des profits considérables? La chose est possible pourtant.

Les profits peuvent toutefois provenir de sources surprenantes. Dans un cinéma par exemple, les ventes de maïs soufflé et de boissons peuvent rapporter davantage que la vente de billets.

Les principaux musiciens et chanteurs ne font souvent pas leurs frais lorsqu'ils effectuent des tournées. Le prix élevé des billets achetés par les nombreux spectateurs ainsi que la vente massive de souvenirs ne produisent peut-être pas suffisamment de recettes. Les gouvernements doivent fréquemment subventionner ces tournées. Même les concerts des plus grandes vedettes sont commandités également par des producteurs de boissons gazeuses, des brasseries ou des fabricants d'automobiles. En fin de compte, la valeur d'une tournée réside dans la publicité qu'elle génère et qui fait augmenter les ventes de disques dans les magasins.

En dépit des nombreuses heures de dur labeur, il n'est pas étonnant que les associations perdent parfois de l'argent. Il est toutefois surprenant de constater que ces activités sont souvent couronnées de succès.

Qu'est-ce qui cause l'échec d'une activité spéciale?

• Les coûts sont trop ÉLEVÉS
• Les prix sont trop BAS
• Les BILLETS ne se vendent pas assez
• Les objectifs ne sont PAS RÉALISTES

Voici quelques-uns des problèmes les plus négligés.

No 1 Il faut prévoir certains montants pour acquitter les factures avant les rentrées de fonds. Bon nombre d'organismes ne possèdent pas les capitaux pour payer les frais de démarrage. S'ils utilisent le fonds de fonctionnement, il pourrait survenir une perte ou même un retard dans les paiements, ce qui pourrait nuire aux programmes. Certains membres du conseil consentiront un prêt ou s'en porteront garants. C'est parfois la seule solution, même si elle peut se révéler hasardeuse.

No 2 Les prix inférieurs à ce que pourraient donner les donateurs font diminuer les recettes. Les organismes sans but lucratif fixent fréquemment les prix en fonction du plus petit dénominateur commun. Ils ne veulent pas exclure les personnes incapables de payer des prix élevés. C'est ainsi qu'une activité tenue pour collecter des fonds se transforme en soirée communautaire qui fait à peine ses frais ou, ce qui est pire, entraîne des pertes.

Les prix élevés ne rebutent pas certains qui pourraient même donner davantage, si vous le leur demandiez correctement. Que le billet se vende 15 $ ou 150 $, rares sont ceux qui vous offriront de payer davantage. Pourtant, certains d'entre eux pourraient payer 25 $ ou 250 $, si vous le leur demandiez. Ils ont souvent à coeur les objectifs de l'organisme et non pas l'activité en tant que telle.

Ils seraient même peut-être plus heureux de vous donner l'argent pour ne pas assister à l'activité. Pourtant, vous engagez des dépenses et obtenez moins que ce qu'ils auraient pu vous donner.

No 3 Les donateurs se tranforment parfois en consommateurs avertis et hésitent à acheter des billets. Si vous vendez 15 $ les billets pour un souper qui vaut 10 $, ils contesteront le prix. Ils oublieront peut-être que vous n'organisez pas l'activité pour leur offrir une bonne affaire, mais pour collecter des fonds. En outre, ils ont l'impression de donner à votre organisme 15 $ et non 5 $, puisque c'est ce qu'ils déboursent. Les dépenses ne sont pas toujours apparentes aux yeux des donateurs.

Le problème devient plus épineux lorsqu'il faut vendre des produits. Le sweat-shirt souvenir que vous vendez 15 $ vous a peut- être coûté 10 $. Les donateurs pourront alors comparer ces 15 $ aux 5 $ demandés dans les magasins de vente au rabais pour un produit analogue.

No 4 Les organisateurs négligent trop souvent de prévoir le pire. La loi de la guigne maximum ou loi de Murphy s'applique aux activités de collecte de fonds. Il est vrai que tout ce qui risque de mal tourner finit immanquablement par mal tourner.

Voulant tenir une activité à l'extérieur, un organisme avait même examiné toute la chronologie météorologique concernant son aggloméra- tion avant de déterminer la journée où les probabilités de précipita- tions étaient les plus faibles. Naturellement, il a plu cette journée-là.

Il est essentiel de louer une tente ou de prévoir d'autres dates en cas de pluie.

Dans la même veine, il faut établir des plans d'urgence pour pouvoir parer à toute éventualité. Examinez tous les problèmes susceptibles de survenir et prévoyez les solutions.

Que faisons-nous si l'on ne vend pas assez de billets? Que faisons-nous si le conférencier ou l'artiste invité se désiste au dernier moment? Que faisons-nous si une bataille éclate? Que faisons-nous si une personne en état d'ébriété veut conduire pour retourner chez elle? Il faut pouvoir répondre à toutes ces questions et à bien d'autres encore.

Il y a tant d'activités différentes qu'il est difficile de choisir la bonne. Pour vous aider, nous vous proposons les grandes catégories suivantes. Servez-vous de cette liste pour trouver d'autres idées.

No 1 QUELQUES EXTRAVAGANCES

Vous pouvez par exemple organiser un bal ou un dîner de gala, un concert-bénéfice, une croisière ou une grande rencontre sportive.

Dans la même veine, vous pouvez organiser des activités moins coûteuses et fixer un prix d'entrée moins élevé : une soirée à la bière au centre communautaire, une célébration religieuse ou un pique-nique mettant en valeur la cuisine d'un pays.

On assiste à ces activités autant pour s'amuser que pour appuyer votre cause. On y vient pour faire partie du beau monde: pour voir les hommes et les femmes du jour et pour être vu par eux. En passant, il ne s'agit pas toujours des gens les plus riches ou les plus à la mode. On veut côtoyer les personnes les plus en vue sur le plan politique, les plus drôles ou les plus sympathiques.

Cette catégorie regroupe les activités pour lesquelles on peut exiger un prix d'entrée élevé ou qui attirent un grand nombre de personnes. Elles sont aussi très risquées, et certaines associations y ont englouti des fortunes.

Jusqu'à tout récemment, le record canadien pour le prix d'un

billet était de 2 500 $ par personne à l'occasion d'une rencontre entre les Oilers d'Edmonton et les Canadiens de Montréal, suivie d'une réception à la résidence du premier ministre et un dîner avec le Gouverneur-général. Organisée par Mila Mulroney et Peter Pocklington, cette activité a permis de recueillir 1,5 millions de dollars pour la recherche sur la fibrose kystique. L'Orchestre symphonique de Toronto a également demandé 1 000 dollars le couvert lors d'un dîner en l'honneur de Walter Homberger.

Le nouveau record, en l'occurence 1 500 dollars par personne et 3000 dollars par couple, a été établi à l'occasion de la soirée donnée pour l'anniversaire du promoteur immobilier Elvio DelZotto. Les profits de cette soirée ont été versés à la caisse du Parti libéral fédéral, dont le président de l'aile ontarienne est M. DelZotto. Il est intéressant de remarquer que vers la même époque, on demandait uniquement 300 dollars le couvert pour assister au dîner de collecte de fonds, auquel le conférencier invité était le chef libéral John Turner. Pour celui auquel le premier ministre Brian Mulroney a participé, on n'a pu demander que 400 $ le couvert. Il est tout aussi intéressant de noter que la liste des invités comprenait plusieurs membres influents du Parti progressiste-conservateur. Ils ne voulaient peut-être pas manquer l'occasion exceptionnelle de voir cette splendide résidence.

Aux États-Unis, on a payé jusqu'à 10 000 dollars le billet.

Les responsables se dévouent souvent corps et âme pour donner une soirée mémorable, ce qui n'est pas toujours nécessaire.

Pourquoi ne pas laisser quelqu'un d'autre organiser le tout? Consacrez vos énergies à l'aspect le plus important, en l'occurence la vente des billets.

Voyons l'exemple des premières de films, des soirées au théâtre ou des rencontres sportives.

Bien des compagnies théâtrales et des équipes sportives sont heureuses de vendre des billets au rabais. L'organisme revend les billets plus cher qu'il ne les a achetés. Des majorations de 20 à 40 p. 100 sont choses communes.

Lorsque l'organisme n'obtient aucun rabais, il peut payer le prix intégral des billets, le majorer pour ensuite les revendre en offrant en prime une réception, un dîner ou le transport en autobus nolisé, ce qui peut justifier cette majoration.

Les billets invendus peuvent habituellement être remboursés s'ils sont retournés à temps. Si cela n'est pas possible, l'organisme doit bien tout planifier pour ne pas se retrouver avec des invendus, ce qui coûte cher.

No 2 LES CHASSES AUX AUBAINES ET LES JEUX DE HASARD

Cette catégorie comprend notamment les bingos, les tombolas, les casinos, les ventes- débarras, les ventes de bric-à-brac, les ventes aux enchères, les marchés aux puces et les ventes de pâtisseries.

Les gens y participent à cause des aubaines. Ils ne savent peut-être même pas quel organisme sans but lucratif est en cause. Vous pouvez le faire modestement ou en grande pompe.

• Les orchestres symphoniques et les sociétés de bienfaisance ont tenu des ventes aux enchères en annonçant plus de mille articles dans des encarts du quotidien local.
• On peut offrir en prix un voyage autour du monde, une maison ou une Rolls-Royce, avec comme prix de consolation deux Porsche aux couleurs assorties.
• Un hôpital a déjà fermé son terrain de stationnement de onze étages pendant une journée afin de pouvoir tenir la plus grande vente-débarras au monde.

Les organisateurs des activités les plus réussies ont obtenu gratuitement les prix à gagner ou les articles à acheter. Les billets de tombola peuvent coûter à peine 50 cennes ou atteindre 250 dollars.

No 3 ACTIVITÉS ÉDUCATIVES

Les exemples varient entre une conférence donnée par une personnalité de réputation internationale et une projection de diapositives dans le sous-sol d'un centre communautaire.

Les gens y participent pour apprendre, se ressourcer ou se rassurer.

Les associations sans but lucratif cherchent constamment à parler de leur travail aux gens et, après coup, elles passent le chapeau. Les résultats peuvent se révéler lamentables.

Certains organismes ont découvert que les gens paieront pour assister à une activité éducative si on le leur demande correctement. Ils peuvent ainsi faire un profit sur le prix d'entrée et attirer des personnes qu'elles pourront par la suite gagner à leur cause.

Les auteurs qui viennent de publier un livre offrent des perspectives particulièrement intéressantes. Les éditeurs peuvent accepter de payer partiellement ou intégralement les frais de déplacement. Ces auteurs attirent généralement les médias, ce qui offrira de la publicité à l'activité.

Un séminaire gratuit portant sur les fonds d'investissement responsable pourra attirer les personnes sensibilisées aux problèmes communautaires et capables de consentir des dons importants. Un atelier sur la planification successorale pourrait amener les gens à laisser de l'argent à votre organisme par testament.