Inscrivez 10 points pour chaque activité spéciale de collecte de fonds que votre organisme a tenue au cours des 5 dernières années.

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Ajoutez 10 points chaque fois que votre organisme a tenu l'activité que vous envisagez d'organiser.

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Enlevez 9 points pour chaque activité organisée sur laquelle il n'existe aucun document détaillé évaluant l'activité et recommandant les moyens de l'améliorer.

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Enlevez 10 points si aucun membre du personnel, qui travaillera à l'organisation de l'activité, ne faisait partie du personnel des activités précédentes.

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Ajoutez 15 points si un membre du personnel a déjà participé activement à l'organisation d'une activité fort semblable pour le compte d'un autre organisme.

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ÉQUIPE DE VOLONTAIRES

Inscrivez 2 points pour chaque volontaire qui participera activement à l'organisation de l'activité spéciale.

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Ajoutez 5 points pour chaque volontaire qui a déjà fait partie de la direction d'une activité spéciale dans votre organisme ou dans une autre association sans but lucratif.

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Ajoutez 1 point pour chaque 10 heures-volontaires sur

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laquelle vous pouvez vraiment compter dans l'organisation de l'activité.

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Ajoutez 2 points pour chaque volontaire qui vendra personnellement 10 billets ou plus.

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Ajoutez 100 points si vous avez établi des descriptions

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de poste pour chaque volontaire faisant partie de la direction.

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Elles devront préciser le nombre d'heures de travail, la durée de l'engagement, les compétences nécessaires, l'aide et la formation offertes ainsi que les avantages que les volontaires en retireront.

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Ajoutez 25 points pour chaque volontaire que vous recrutez précisément parce que cette personne est compétente et non pas parce que vous avec besoin d'aide coûte que coûte.

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Ajoutez 2 points pour chaque volontaire que vous recrutez expressément pour l'organisation de l'activité, mais qui pourrait demeurer actif au sein de votre organisme par la suite.

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Enlevez 5 points pour chaque volontaire qui, après la tenue de l'activité, se retirera pendant au moins 6 mois.

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Ajoutez 250 points si vous avez établi un système visant à vérifier si tous s'acquittent de leurs tâches selon l'échéancier prévu et à déceler les problèmes dès qu'ils se présentent.

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Ajoutez 100 points si vous avez établi un système visant à récompenser les volontaires et à leur témoigner votre reconnaissance.

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LES INVITÉS ET LES SPECTATEURS PAYANTS

Dans les lignes suivantes, ne tenez compte que de ceux ou de celles qui ont été contactés en personne, par téléphone ou par la poste; ne tenez pas compte de ceux et de celles que les annonces ou les affiches ont permis de rejoindre.

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Ajoutez 1 point pour chaque personne invitée qui a assisté à votre dernière activité spéciale, pourvu que cette activité ait connu un franc succès sur le plan social.

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Ajoutez 1 point pour chaque groupe de 25 personnes invitées qui n'ont pas assisté à une activité précédente, mais qui ont déjà fait des dons à votre organisme.

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Ajoutez 1 point pour chaque groupe de 50 personnes invitées qui participent ou assistent aux activités autres que celles tenues pour collecter des fonds (rencontre sportive, manifestation artistique, séminaire, consultations dans le domaine de la santé, etc.), qui utilisent vos installations ou encore qui sont des clients, des patients ou des usagers.

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Ajoutez 1 point pour chaque groupe de 75 personnes invitées qui n'ont eu aucun contact direct avec votre organisme.

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Ajoutez 50 points si les personnes invitées ou les membres de leur famille sont visés directement par les objectifs que poursuit votre organisme.

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L'IMAGE DE MARQUE DE VOTRE ORGANISME

Ajoutez 1 point chaque fois que les médias ont parlé positivement de votre organisme au cours de l'année écoulée.

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Ajoutez un demi-point chaque fois que les objectifs de votre organisme ont été mentionnés, mais que la cause qu'il défend ne l'a pas été.

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Ajoutez 2 points chaque fois que les médias ont parlé positivement de votre organisme à la suite de cette activité. Vous devez posséder un plan d'action réaliste en matière de relations avec les médias.

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Ajoutez 10 points si votre organisation est un organisme de bienfaisance enregistré.

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FRAIS ET RECETTES

Ajoutez 1 point pour chaque 100 dollars de recettes que vous prévoyez vraiment.

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Enlevez 1 point pour chaque 100 dollars de frais de fonctionnement.

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Ajoutez 1 point pour tous les 50 dollars obtenus en dons pour financer l'activité; il faut inclure les biens et les services, mais non le travail des volontaires.

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Enlevez 50 points si votre organisme doit emprunter les fonds de mise en marche de l'activité ou encore si ses programmes et ses projets ne pourront être financés parce que cette activité ne fera pas ses frais.

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Ajoutez 100 points si vous prévoyez de tenir une vente aux enchères ou de collecter des fonds au moyen de formules de chèque, permettant ainsi aux donateurs de choisir le montant de leur don.

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Ajoutez 100 points si vous obtenez plus de 50 dollars par heure-volontaire utilisée.

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NATURE DE L'ACTIVITÉ

Enlevez 50 points chaque fois qu'un autre organisme a tenu une activité similaire dans votre ville au cours de l'année écoulée.

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Enlevez 100 points si aucun autre organisme n'a organisé le même genre d'activité que vous tiendrez.

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Ajoutez 25 points si, après la tenue de l'activité, les participants vont mieux comprendre la cause défendue par votre organisme.

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Ajoutez 2 points pour chaque nom et adresse que vous vous attendez à ajouter à votre liste d'adresses à la suite de cette activité.

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Ajoutez 2 points pour chaque volontaire recruté au cours de l'activité.

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Ajoutez 50 points si l'activité a des chances d'être reprise annuellement au cours des 5 prochaines années.

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Ajoutez 50 points si une célébrité va prêter son concours dans le cadre de l'activité.

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Ajoutez 50 points si vous avez demandé à des invités de participer à l'activité afin d'honorer une personne qui peut influer sur leur avenir, notamment un chef d'entreprise ou un homme politique de l'endroit. L'invité d'honneur doit accepter d'assister à l'activité.

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Ajoutez 50 points si l'activité correspond directement au travail accompli par votre organisme.

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Ajoutez 50 points si l'activité rehausse l'image de marque de votre organisme.

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Enlevez 100 points si l'activité risque de nuire à votre image de marque.

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Ajoutez 75 points si plus de la moitié des participants voudront assister à une autre activité de votre organisme.

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Ajoutez 10 points chaque fois que vous utilisez une des neuf façons par lesquelles un programme imprimé peut accroître votre efficacité :

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vous remerciez les donateurs et les volontaires;

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vous ajoutez de la documentation;

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vous y insérez des formules de dons accompagnés d'enveloppes- réponses;

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vous avez obtenu gratuitement l'impression des programmes;

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vous recrutez de nouveaux volontaires;

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vous offrez de fournir plus de renseignements;

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vous demandez aux lecteurs d'évaluer anonymement l'activité;

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vous vendez le programme;

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vous vendez des annonces dans le programme.

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PLANIFICATION

Ajoutez 20 points pour chaque mois de planification. Le maximum est de 18 mois, à moins que votre objectif ne soit de collecter des recettes de l'ordre de 100 000 dollars en une seule activité.

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Ajoutez 100 points si vous avez établi un échéancier détaillant le temps alloué à chaque tâche et leur délai indepassable.

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Ajoutez 100 points si toutes les tâches sont susceptibles d'être achevées avant le début de l'activité malgré les retards inévitables. Aucun point n'est accordé s'il faut travailler la nuit ou encore si quelqu'un crie, pleure, finit par souffrir d'un ulcère ou d'épuisement total.

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Enlevez 100 points si le directeur de l'activité est susceptible de s'acquitter de la majeure partie de l'organisation, soit parce que les volontaires sont "trop occupés", soit parce qu'il ne peut déléguer ses pouvoirs.

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Enlevez 100 points si vous comptez tenir votre activité à l'extérieur sans avoir un plan d'urgence en cas de mauvais temps.

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Enlevez 50 points si votre plan d'action ne prévoit pas la constitution d'équipes spéciales chargées de nettoyer les lieux, d'envoyer les lettres de remerciement, de s'occuper des dons, etc.

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Ajoutez 100 points si un autre organisme ou une société commerciale vous aide, vous commandite ou améliore vos chances de succès.

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Ajoutez 15 points si un de vos collaborateurs a vérifié les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux susceptibles d'avoir une incidence sur l'activité, et s'il a pris les mesures nécessaires.

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Ajoutez 25 points si vous avez vérifié qu'aucune autre activité ne viendra vous concurrencer et vous enlever des participants (autres activités de collecte de fonds, élections, matchs de la Coupe Stanley, visite royale, etc.).

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Ajoutez 25 points chaque fois que vous avez contacté d'autres groupes qui ont tenu des activités analogues à la vôtre et leur avez demandé des renseignements sur l'organisation. Ne perdez pas trop de temps à chercher ces autres groupes. Ne dépassez pas 150 points.

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Ajoutez 100 points si vous avez obtenu, de collecteurs de fonds professionnels, des conseils sur la façon d'organiser l'activité, ou si vous avez compulsé, outre ce guide, de la documentation dans l'une des bibliothèques du Canadian Centre for Philanthropy ou dans une bibliothèque publique.

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Ajoutez 200 points si vous avez rédigé un vade-mecum qui vous facilitera la tâche la prochaine fois.

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TOTAL

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