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Table des matières

A. Introduction - Un récit édifiant
B. Quelques mots sur l'auteur
C. L'auteur remercier les personnes
D. Les considérations d'ordre moral et les activités spéciales
E. Les activités spéciales peuvent vous offrir plus que de l'argent
F. Qu'est-ce qui cause le succès où l'échec d'une activité spéciale?
G. Quels sont les genres d'activités spéciales?
H. Le choix des idées : les atouts à exploiter et les écueils à éviter
I. Obtenir presque tout gratuitement pour réduire vos frais à zéro ou presque
J. Comment assurer le succès financier de l'activité avant d'avoir vendu un seul billet
K. Les neuf façons d'accroître votre efficacité à l'aide d'un programme souvenir
L. Les mises au défi peuvent ajouter un aspect divertissant
M. Comment collecter des fonds supplémentaires après l'activité
N. Les enchères encouragent les principaux donateurs à offrir le maximum
O. Obtenez plus d'argent quelle que soit l'assistance
P. Comment amener les célébrités à donner de leur temps et à en retirer de la satisfaction
Q. Comment obtenir suffisamment de volontaires compétents
R. Établir l'horaire de façon à atteindre l'efficacité maximale
S. Les formules gagnantes - Évitez les surprises
T. Qu'est-ce qui est déductible? Le Règlement de l'impôt sur le revenu et autres règlements
U. Reprenez les mêmes idées
V. Questionnaire visant à mesurer vos chances de succès
W. Organisations et publications relatives à la collecte de fonds
X. L'Agenda des activités permet d'éviter les conflits
Y. Comment pourrait-on améliorer ce guide?

Introduction - Un récit édifiant

Voici une histoire malheureuse qui fait époque dans le domaine de la collecte de fonds : un organisme de Boston avait réussi ce qui semblait être un coup d'éclat en obtenant la participation gratuite de Bob Marley and the Wailers à un concert de bienfaisance.

Tout avait été bien planifié. Environ 400 volontaires avaient travaillé fort pendant de nombreuses semaines pour organiser ce concert. Le grand jour arrivé, 13 000 personnes ont pu, pendant sept heures, écouter ces vedettes de la musique sous un soleil d'été.

Malheureusement, les responsables n'avaient pas prévu tous les coûts. Ils avaient dû payer les billets d'avion aller-retour Jamaïque-Boston de Marley, de ses musiciens et de toute son équipe technique, qui comprenait même un cuisinier. Il leur fallait également payer les chambres d'hôtel ainsi que la location de la salle et une montagne d'équipement.

Le tout s'est soldé par un déficit considérable...de 50 000 dollars.

On peut perdre beaucoup d'argent, même pour la meilleure des causes.

On peut également faire de gros profits. Il suffit de réduire les coûts et de maximiser les recettes. Si cela semble trop simple, ce guide vous expliquera bien clairement quelques moyens d'y parvenir.

Ce guide s'adresse-t-il à vous?

Ce guide a été conçu pour servir de documentation personnelle aux novices. Les spécialistes y puiseront également de nouvelles idées et redécouvriront les principes de base.

Il vous sera utile pour faire face aux décisions difficiles. Quel genre d'activités faudrait-il tenir? Comment peut-on maximiser les profits? De quelles ressources humaines a-t-on besoin?

L'objet de ce manuel est d'aider les organismes volontaires canadiens à obtenir davantage d'appui et de fonds du public grâce aux activités spéciales.

Les activités spéciales constituent probablement le moyen le plus utilisé pour collecter des fonds, obtenir de la publicité et sensi- biliser le public.

Qu'ils soient de taille importante ou non, qu'ils viennent de la ville ou de la campagne, les organismes sans but lucratif ont tous recours aux activités spéciales. Assorties de légères modifications, elles sont utiles tout aussi bien aux organismes de charité enregistrés qu'aux organisations sans but lucratif non-enregistrées. Des idées presque identiques permettent d'obtenir des fonds pour les francophones, pour les anglophones ou pour tout autre groupe. Les méthodes utilisées peuvent s'adapter aux organismes appuyés par des personnes bien nanties ou aux organismes d'entraide disposant de faibles moyens.

Pour organiser une activité, on peut avoir recours à des spécialistes qui sont très chers, mais la plupart du temps, les volontaires parviennent très bien à se tirer d'affaire.

Certaines activités peuvent permettre d'amasser un million de dollars en "une seule soirée". Bien sûr, il faut des mois de planification et de travail dans l'ombre.

Les Canadiens vont d'un extrême à l'autre : certains payent 1 500 dollars par personne pour assister à une soirée de gala pour souligner l'anniversaire de quelqu'un ou pour appuyer un parti politique; par contre, des organismes ne demandent aucun prix d'entrée et recueillent moins de 100 dollars en passant le chapeau. Entre ces deux extrêmes, bien des possibilités existent, notamment les ventes aux enchères, les soirées au théâtre, les bingos, les jeux de casino, les soirées cinématographiques. Les exemples ne manquent pas.

Les choses tournent parfois mal, annihilant les heures d'efforts, entraînant des déficits et mettant dans l'embarras les organisateurs. Les occasions de se butter contre une difficulté sont nombreuses. Les concerts par exemple se soldent fréquemment par des déficits. Un célèbre artiste canadien (acteur et chanteur) a dû demander des prestations de bien-être social après avoir perdu tout son argent dans l'organisation d'un concert au profit des autochtones. Malgré la participation gratuite de Dinah Christie, de Parachute Club et d'autres artistes bien connus, il n'a même pas pu faire ses frais.

Plusieurs organismes de charité importants et bien structurés ont également éprouvé de graves difficultés en essayant de recueillir des fonds grâce à une tombola où le gros lot était une maison. Un organisme a ainsi perdu plus d'un demi- million de dollars.

Même lorsqu'ils font des profits, les organismes se plaignent souvent que les montants obtenus ne justifient tout simplement pas le nombre d'heures consacrées par les volontaires.

Par contre, il existe naturellement des réussites dignes de mention. Vous apprendrez dans ce guide les techniques qui permettent de réduire le travail, d'augmenter les recettes et de dissiper les plus grosses incertitudes.

Ce guide examine le sujet d'une façon unique en l'abordant dans une perspective canadienne. Aux États-Unis, des collecteurs de fonds ont publié des documents, qui ont cependant une utilité restreinte au Canada. En matière de marché, il existe des différences importantes. Les règlements fiscaux régissant la vente de billets et les dons sont complètement différents. De toute façon, peu de documents américains s'adressent à la majorité d'entre nous dans ce domaine.

Ce guide n'épuise pas le sujet de la collecte de fonds au moyen d'activités spéciales. Cet exercice nécessiterait une ou deux encyclopédies. Le guide traite des points les plus importants et sa présentation le rend facile à consulter et à lire.

Quelques mots sur l'auteur

Ken Wyman est un conseiller qui aide les organisations à se développer grâce à des techniques améliorées en matière de collecte de fonds, de bénévolat et de communications.

Des centaines de personnes ont participé à son séminaire intitulé Making the Most of Special Events, qui s'est tenu dans huit villes canadiennes, sous l'égide du Canadian Centre for Philanthropy.

Ken est également le fondateur des Brown Bag Papers and Seminars du Grass Roots Fund Raising Network. Il est membre de la Canadian Society of Fund Raising Executives. Le Canadian Centre for Philanthropy et le Humber College ont tous les deux retenu ses services à titre de coordonnateur du premier programme de certificat en gestion sur la collecte de fonds au Canada.

Ce guide constitue le troisième livre rédigé par Ken Wyman pour le compte du Secrétariat d'État.

La Direction du soutien aux organismes volontaires a également demandé à Ken de rédiger Everything You Need to Know to Get Started In Direct Mail Fund Raising. Il est également l'auteur du Guide du collecteur de fonds à l'usage des associations de personnes handicapées.

L'AUTEUR SOUHAITE REMERCIER LES PERSONNES SUIVANTES :

Mary Hancock, associée chez Ken Wyman and Associates, qui a consacré des heures de travail à la recherche et a découvert des renseignements intéressants sur les activités efficaces au Canada.

Alexandra Montgomery, étudiante qui complète sa maîtrise en Volunteer Administration de l'Université York, qui s'est portée volontaire pour effectuer les recherches préliminaires qui ont permis d'entreprendre ce livre.

Lyn McDonell, associée chez Ken Wyman and Associates, qui a collaboré abondamment à ce volume, particulièrement en ce qui a trait aux volontaires et à la gestion du temps.

Nancy White, auteure-compositeure, qui a participé à tant de concerts de bienfaisance qu'elle est devenue une experte en la matière. Elle nous a apporté sa sagesse dans la partie portant sur les musiciens.

Barry Baker, de la Société des timbres de Pâques, qui a proposé les formules relatives à la collecte de fonds et m'a autorisé à les reproduire dans le chapitre examinant cette question. Barry est un des meilleurs spécialistes canadiens dans ce domaine.

Je ne voudrais pas oublier également : Fred Gardiner, responsable des illustrations, qui a vu à la bonne marche du bureau pour que je puisse écrire ce volume; Marta Valencia, qui a dactylographié des parties de ce volume (je suis responsable de toutes les coquilles); Don McRae du Secrétariat d'État pour ses idées, son encouragement et sa patience; le Canadian Centre for Philanthropy, particulièrement Laura Oda, directrice de la formation et du perfectionnement, qui a organisé la tenue du séminaire sur les activités spéciales dans différentes villes canadiennes et m'a ainsi permis de rencontrer bien des gens importants, ainsi que Rose van Rotterdam, directrice du Resource Centre, qui a rassemblé la documentation et a répondu rapidement aux questions les plus étranges;Leueen MacFarlane, qui m'a apporté ses idées et m'a donné son appui moral; Greg Burns directeur des Services des loisirs de Cambridge en Ontario et auteur d'une excellente thèse regorgeant de nombreuses bonnes idées que je n'ai malheureusement pas pu inclure dans le présent travail. Je ne voudrais pas terminer sans souligner l'apport des centaines d'autres personnes, qui m'ont fait part de leurs idées au cours d'entrevues, de séances de consultation ou de séminaires.

Merci à tous.

Les considérations d'ordre moral des activités spéciales méritent une attention particulière. Elles peuvent se révéler complexes selon l'organisation. Ne vous laissez pas décourager par la longue énuméra- tion ci-dessous. Elle ne vise qu'à cerner les problèmes et à offrir des solutions.

En premier lieu, les fonds collectés doivent servir à la satisfaction des objectifs de l'organisation sans but lucratif. Le public est de plus en plus méfiant : de faux organismes de charité collectent des fonds de donateurs qui ne se doutent de rien et ils utilisent cet argent à des fins personnelles. Ils ont à plusieurs reprises abusé de la confiance du public. Le pire exemple est survenu lorsque des collecteurs de fonds ont vendu par téléphone des billets pour assister à un spectacle censé être organisé au profit des enfants handicapés. Apparemment, on avait vendu plus de billets qu'il n'y avait de places pour le spectacle, peu d'enfants handicapés y ont assisté et les commissions versées aux vendeurs ont donné une impression incorrecte de l'organisation sans but lucratif.

Les organisations sans but lucratif responsables devront prendre des mesures afin de faire fléchir les coeurs durcis, à juste titre, par ces mauvaises expériences.

Il est également essentiel de réduire au minimum les coûts découlant de la collecte de fonds. Une activité spéciale peut se révéler une entreprise coûteuse. Il nous incombe tous de restreindre le plus possible les dépenses. Dans certaines parties des États-Unis, des lois établissent que les dépenses ne doivent pas excéder 10-15 p. 100 des fonds collectés. Le Canada envisage de suivre cet exemple. Ce pourcentage extrêmement bas est une exigence probablement difficile à respecter. Elle constitue néanmoins une réaction tout à fait normale, car dans certains cas renommés, 70 p. 100 ou plus avaient été consacrés aux frais généraux.

Les collecteurs de fonds doivent également se garder de ne pas accorder un traitement de faveur à certains fournisseurs. Si, par exemple, un marché est accordé à l'imprimerie d'un membre du conseil sans appel d'offres, les autres pourraient protester. Il faut faire preuve de beaucoup de prudence lorsque les fournisseurs constituent un parti privilégié. Il faut se méfier des conflits d'intérêts et refuser les commissions, primes ou tout autre montant offerts par les fournisseurs. Il est même déjà arrivé que des personnes ont fait l'objet de critiques parce qu'elles avaient obtenu un rabais sur leurs déplacements personnels en avion en utilisant les points-cadeaux gagnés lors de voyages en avion effectués pour le compte de l'organisme sans but lucratif.

Il faut également respecter les valeurs de la collectivité. Obtenir des fonds au moyen de séances d'effeuillage ou de ventes aux enchères de célibataires peut sembler amusant, mais ces activités peuvent nuire à l'image de l'organisme. Fuyez tout ce qui peut être sexiste ou raciste. Évitez toute attitude de discrimination à l'égard de l'âge.

Les concours qui consistent à manger à satiété ou à lancer des tartes sont également devenus moins acceptables sur le plan moral. Le public étant de plus en plus conscient du problème de la faim au Canada et dans le monde, il faut éviter ce gaspillage et cette surconsommation ostentatoire de nourriture.

L'alcool peut également causer des problèmes. Bien des groupes religieux interdisent tout simplement la consommation d'alcool. Certains autres groupes, religieux ou non, n'acceptent qu'une consommation modérée d'alcool.

Ce n'est pas uniquement une question d'ordre moral. Plusieurs poursuites en justice ont permis d'établir que, si un conducteur en état d'ébriété se blesse ou blesse quelqu'un, la responsabilité incombe à la personne qui lui a servi à boire. Les organisations sans but lucratif qui servent de l'alcool au cours d'activités spéciales doivent redoubler de prudence. Les concours où les participants doivent boire beaucoup ne constituent pas une bonne idée. Les loteries offrant des boissons alcoolisées comme lots sont maintenant illégales dans bien des endroits. Lorsqu'on sert des boissons alcoolisées, la tendance actuelle est d'offrir qu'une seule consommation gratuite, ce que l'on fait d'habitude uniquement au cours des dîners. Les personnes qui veulent d'autres consommations doivent les payer au bar.

Les fumeurs aussi posent de plus en plus un problème. Les non-fumeurs estiment qu'ils ont droit à l'air pur dans toutes les activités spéciales. S'il est impossible de prévoir des sections de non-fumeurs, il est peut-être préférable d'interdire de fumer.

Les jeux d'argent provoquent également la controverse. Encore une fois, bien des religions les interdisent. Certains considèrent également que les loteries et les bingos constituent une forme déguisée d'impôt pour les pauvres. Même si les participants à ces activités appartiennent à tous les paliers de revenu, le plus fort taux de participation se retrouve chez ceux qui en ont le moins les moyens. Réfléchissez-y bien avant d'entraîner votre organisation dans les jeux d'argent : casinos, tombolas, bingos, moitié-moitié, loteries etc. Il faut vérifier et revérifier toutes les lois fédérales et provinciales ainsi que tous les règlements municipaux à cet égard.

La question de l'accessibilité est également importante. Elle ne concerne pas uniquement les associations travaillant avec des personnes qui ont des besoins spéciaux. Les organisations sans but lucratif ont la responsabilité d'entraîner des changements sociaux. Les organisa- tions sensibilisées à cette question se sont attirées beaucoup d'éloges, que les activités aient lieu dans les établissements culturels, religieux, scolaires ou communautaires.

Inspectez les lieux que vous songez à utiliser afin de vérifier s'ils disposent de tout le matériel facilitant l'accès des personnes en fauteuil roulant (des rampes aux toilettes spéciales). Il faudrait utiliser le langage gestuel pour traduire, à l'intention des handicapés auditifs, les propos des conférenciers et des artistes. Un service de garderie facilite la participation des parents de familles monoparen- tales. Dans certains cas, il faut peut-être prévoir des moyens de transport spéciaux. Certains ont également des besoins diététiques particuliers. Offrez sur demande de préparer de la nourriture spéciale aux personnes qui en ont besoin pour des raisons de santé, de religion ou autres. La plupart des cuisiniers peuvent satisfaire à ces demandes s'ils disposent de temps suffisant.

Il faudrait également tenir compte des questions de langues et de cultures. Faudrait-il présenter la documentation en anglais et en français? Il faudrait peut-être l'offrir dans d'autres langues, comme l'ojibway ou le cri, le vietnamien, l'italien ou l'ukrainien, pour ne nommer que quelques-unes des langues parlées au Canada. Faites attention aux particularités lorsque sont réunis des membres de religions différentes. Lorsque dans le bénédicité, vous invoquez Jésus, vous pouvez offenser les Juifs, les Musulmans, les Sikhs, les Hindous ou les membres de bien d'autres religions ou sectes. Parallèlement, utiliser le pronom "Il" en parlant de Dieu irritera les personnes combattant le sexisme. Préparer des repas pendant le ramadan ou la pâque juive peut se révéler un exercice des plus compliqués. Les Canadiens anglais oublient parfois que les bureaux québécois sont fermés le jour de la Saint-Jean-Baptiste.

Le boycottage constitue un autre problème. Bien des associations ne veulent pas utiliser les produits provenant de pays répréssifs, de sociétés dont les employés sont en grève ou d'entreprises dénoncées dans des campagnes. Par exemple, à l'époque où une brasserie canadien-ne appartenait partiellement à des intérêts sud-africains, certains campus universitaires et syndicats avaient interdit la vente des produits de cette brasserie. D'autres s'inquiètent des raisins californiens, des produits chimiques toxiques et des produits fabriqués notamment dans des pays comme l'URSS, le Chili ou l'Afrique du Sud .

La commandite par les sociétés commerciales pose également un problème. Par exemple, les associations de personnes handicapées s'irritent souvent contre les sociétés pharmaceutiques qui demandent des prix élevés et contre les compagnies d'assurance qui tardent à payer. Les associations d'écologistes se préoccupent des activités des compagnies d'extraction minière et des pollueurs. Des entreprises commerciales encourent les reproches sévères des féministes, des autochtones, des parties adverses dans la question de l'avortement et de bien d'autres groupes. Le tout se transforme souvent en antipathie à l'égard des propriétaires, des actionnaires ou des employés de l'entreprise. Au fil de l'histoire, les riches ont fait l'objet de haine. Choisissez avec prudence.

Les organisateurs d'activités spéciales sont accusés d'élitisme lorsque le prix est élevé. Selon bien des gens, les prix d'entrée élevés, les spectacles réservés à une aristocratie et les privilèges concédés ne conviennent pas aux associations sans but lucratif, car on y retrouve d'une part les donateurs bienveillants, et d'autre part les obligés, dans le plus pur esprit paternaliste. D'autres font valoir par contre que l'activité vise tout simplement à collecter le plus de fonds possible et non pas à donner une soirée mondaine pour l'ensemble de la collectivité.

Les organismes de services sociaux et de santé utilisent le plus souvent ce mode d'activité, mais les associations d'intérêt culturel, les organismes sportifs et les partis politiques (Néo- Démocrates, Progressistes-Conservateurs et les autres) y ont également recours. Il existe certaines solutions. Il est parfois utile d'offrir des réductions sur le prix d'entrée aux personnes âgées, aux chômeurs, aux handicapés ou aux étudiants. En dernière analyse, l'organisme doit décider si l'activité s'adressera à tous ou à ceux qui ont la possibilité de donner le plus.

Si, moralement, il n'est pas possible d'avoir recours aux personnes riches, faudrait-il collecter les fonds des pauvres? Bon nombre d'organismes sont convaincus que les personnes qu'ils aident ne peuvent contribuer financièrement. Ils refusent souvent de demander aux membres, aux clients, aux patients et aux usagers de faire un don dans le cadre d'une activité ou d'acheter un billet pour y participer. C'est là également une forme de paternalisme. Dans bien des cas, les pauvres ont montré non seulement qu'ils pouvaient contribuer, mais aussi qu'ils étaient fiers de le faire. Cette universalité aide à dépouiller l'organisme sans but lucratif de toutes ses tendances élitistes aliénantes pour la transformer en un outil d'entraide favorisant la participation de tous.

De plus, les études du Canadian Centre for Philanthropy montrent que les pauvres sont extrêmement généreux. Par rapport aux riches, les pauvres donnent aux organismes sans but lucratif une proportion beaucoup plus importante de leur revenu . Même si les services offerts aux personnes ne devraient jamais être fonction de leurs dons, il est raisonnable de leur demander si elles souhaitent participer. Il faut naturellement éviter de solliciter une personne qui pourrait souffrir de la divulgation publique de ses relations.

Enfin, les organismes sans but lucratif doivent se respecter mutuellement. La plupart entretiennent des relations amicales et n'hésitent pas à partager leurs renseignements. C'est ainsi que les choses devraient se passer. Cependant, quelques organismes ont déjà essayé de voler les idées des autres en matière de collecte de fonds. Cette attitude nuit à tous. Bien qu'il existe peu de techniques vraiment originales, si tant est qu'il en existe, il est néanmoins dangereux de les imiter trop rigoureusement. Les nouvelles techniques signalées dans les médias sont reprises immédiatement par des douzaines d'associations et deviennent ainsi rapidement à la mode.

Reprendre jusqu'à saturation la même idée la rend totalement improductive pour tout le monde.

En choisissant l'activité spéciale, il faut tenir compte de tous ces facteurs. Il peut sembler décourageant de les examiner tous, mais le public s'attend à des normes de moralité plus élevées des organismes de charité et des associations sans but lucratif que de tous autres groupes. Veillez à respecter les normes raisonnables.