Le plan d'activités

Vous pensez depuis longtemps à préparer un plan d'activités pour votre organisme, mais vous ne savez pas comment vous y prendre? Qu'à cela ne tienne! Tous les organismes doivent préparer un plan d'activités et ce n'est pas sorcier.

Pourquoi un plan d'activités?

• Le plan d'activités oblige la direction et le personnel à se concentrer sur ce qu'ils doivent réaliser, ce qui les empêche de se perdre dans un tourbillon d'activités dont ils oublient le but.
• Il permet de traduire les objectifs en résultats mesurables dans un temps déterminé.
• Il permet d'établir les priorités de l'organisme.
• Il permet de conscientiser chaque membre du personnel à ce qu'il doit accomplir.
• Il aide la direction et le personnel à déterminer d'une manière claire et précise leurs rôles respectifs, ainsi que les résultats que l'on attend de chacun d'eux.
• Il favorise la communication à tous les niveaux de l'organisme.
• Il encourage la participation des employés et contribue à améliorer leur moral.

Comment rédiger un plan d'activités

Dans la rédaction d'un plan d'activités, on peut se compliquer la vie ou faire les choses simplement. Sivous choisissez la route de la simplicité, bâtissez votre plan à partir des éléments clés suivants:

1. Description de l'organisme : nom, adresse, date de création, vision, mission, rôles.
2. Description des services offerts.
3. Analyse de l'environnement : description des autres fournisseurs de services de formation et de services complémentaires, description de l'environnement économique et social.
4. Forces et faiblesses de l'organisme: description des défis et des possibilités perçues et réelles.
5. Plan de fonctionnement : énumération des résultats, indicateurs de réussite, outils de mesure, activités, moyens/ressources, responsabilités, échéanciers, budget.

Vous hésitez toujours? Commencez par les deux premiers éléments: vous avez ces informations sous la main. Passons au suivant: vous avez facilement accès à la description des autres services offerts dans votre collectivité. Votre Commission locale de formation, la Chambre de commerce ou un autre organisme possède sûrement les informations économiques et sociales de votre région. Il suffit de prendre dans ces informations ce qui est pertinent pou vous.

Quant à l'étape 4, elle exige un peu d'analyse. Examinez vos rapports de visites de programmes, les évaluations de vos employés, les évaluations faites auprès de votre communauté ou les commentaires reçus au cours des années. Engagez vos employés dans le processus, ou organisez un groupe de consultation: vous obtiendrez ainsi beaucoup d'informations pertinentes.

La rédaction des informations pour l'étape 5 peut vous sembler ardue. Je vous encourage à consulter des sites Internet qui traitent de planification stratégique et de plan stratégique; vous y trouverez sûrement des éléments qui vous seront utiles. Les plans d'affaires ou d'activités proposés sur les sites Internet concernent surtout les entreprises, mais certains éléments peuvent vous être utiles.

L'assemblée générale annuelle (AGA)

Qu'est-ce que l'assemblée générale et à quoi sert-elle? L'assemblée générale est l'entité légale d'un organisme. Elle constitue le lieu d'expression démocratique au sein duquel se prennent les décisions et se dessinent les lignes directrices et les orientations de l'organisme. Ses décisions détiennent un grand poids selon la loi et se contestent difficilement.

Composition et rôle de l'assemblée générale L'assemblée générale se compose de l'ensemble des membres de l'organisme. Tous les membres de l'organisme qui ont payé leur cotisation annuelle peuvent participer à l'assemblée générale et voter.

Fonctionnement de l'assemblée générale L'assemblée générale doit se tenir au moins une fois l'an; c'est pourquoi on l'appelle communément « assemblée générale annuelle », ou AGA. Elle peut se réunir à la demande du conseil d'administration ou à celle du quart des membres.

L'assemblée générale ne peut prendre de décision si le quorum, c'est-à-dire le nombre minimum de membres nécessaire pour prendre des décisions, habituellement 50 % plus un, n'est pas atteint.

La convocation à l'assemblée générale doit parvenir aux membres au moins 21 jours avant la date prévue de la tenue de l'assemblée etfaire part de l'ordre du jour.

Un membre prévoyant s'absenter peut confier un mandat de représentation à un autre membre présent à l'assemblée générale. Néanmoins, un membre présent à l'assemblée générale ne peut cumuler plus de deux mandats de représentation. Il convient de vérifier si cette possibilité fait partie des règlements de l'organisme. Il se peut qu'elle n'y soit pas, dans lequel cas, la personne absente n'a aucune possibilité d'exercer son droit de vote.

Principaux sujets traités À l'assemblée générale d'un organisme, les points suivants doivent nécessairement faire partie de l'ordre du jour:

• Adoption du rapport financier
• Nomination du vérificateur externe
• Modification aux Statuts et règlements
• Nomination des membres du C.A.